Zelf aan de slag met ontregelen, de eerste stap
Zelf aan de slag?
Wilt u zelf aan de slag met het organiseren van ontregel de zorg-sessies binnen uw eigen instelling? Hiervoor hebben wij het ontregeltraject van de Ontregelbus in vier stappen opgesplitst. Deze vier stappen bieden u praktische handvaten vindt om zelf aan de slag te gaan met ontregelen.
In dit artikel leest u over hoe een start maakt met ontregelen.
De Ontregelbus, wat is dat?
Op initiatief van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport reed van 2019 tot eind 2021 de Ontregelbus door het land met als doel: een lokale ontregelbeweging op gang te brengen.
Medewerkers van zorginstellingen gingen in gesprek over de regels en procedures die de instelling bedacht heeft. Hierbij stelden zij de vraag: Waarom zijn deze regels er? Door deze vraag werden zij uitgedaagd om over hun eigen regeldruk na te denken en hiermee aan de slag te gaan. Bijvoorbeeld door regels te schrappen, anders in te vullen of door meer begrip te krijgen voor bestaande regels en procedures zodat deze niet meer als onnodig worden ervaren.
Het ontregeltraject en meest genoemde ontregelergenissen
In de 19 deelnemende instellingen zijn veel verschillende knel- en irritatiepunten de revue gepasseerd. In deze blog delen we de meest voorkomende ergernissen per sector:
- Wat zijn de knelpunten die het meest naar voren zijn gekomen tijdens de sessies?
- Welke regels en procedures vindt men het irritantst?
- Welke regels werden het meest genoemd om iets aan te doen?
Ziekenhuizen
- Risicoscreening is de grootste ergernis in vrijwel ieder ziekenhuis. Het kost tientallen minuten per dag en het is voor zorgverleners vaak niet duidelijk wat de toegevoegde waarde hiervan is. Vaak is het invullen van een screening een administratieve handeling omdat zorgverleners eventuele risicogevallen daarvoor al eruit gepikt hebben. Bovendien voelt het voor zorgprofessionals alsof ze niet serieus worden genomen.
- Controleren en aftekenen van medicatie: hierbij gaat het met name om het vier ogen principe bij het toedienen van medicatie of de verantwoordelijkheid van de arts voor het aftekenen van medicatie bij ontslag van een patiënt.
- Bijhouden van afvinklijstjes voor zaken als de water- of koelkasttemperatuur. Dit wordt namelijk vaak al door de technische dienst gedaan.
- Dubbele registraties in verschillende systemen en de overdracht tussen afdelingen en zorginstellingen.
Verpleeg- en thuiszorg
- Basisgegevens van de patiënt: deze worden meerdere keren gecontroleerd. Dit kost veel tijd en is dubbel werk. Bovendien zijn het veel formulieren met gedetailleerde vragen over de patiënt waarvan je je af kunt vragen of die relevant zijn.
- Zorgleefplangesprekken en overeenkomsten die elke keer met de cliënt en familie besproken moeten worden kosten veel tijd.
- Slecht functionerend ICT : alle gegevens van de cliënt worden in verschillende documenten en systemen bijgehouden. Die systemen corresponderen niet. Daarom moeten zorgmedewerkers meerdere malen dezelfde informatie invullen. Bovendien wordt veel van die informatie nauwelijks gebruikt. Ook is niet iedereen bevoegd om wijzigingen door te voeren in de systemen waardoor meerdere mensen hier tijd aan kwijt zijn.
- Communicatie met familie: onderhouden van relaties met familieleden van cliënten kost verpleegkundigen veel tijd. En familieleden stellen steeds hogere eisen en overrulen steeds vaker de zorgmedewerkers. Zorgmedewerkers voelen zich dan onvoldoende gesteund door artsen en managers. Dit zorgt voor veel frustratie. Kijk je verder dan wordt duidelijk dat het gebrek aan duidelijke regels voor deze frustratie zorgt.
De eerstelijnszorg
- Verwijzingen. Landelijk zijn inmiddels veel verwijzingen afgeschaft maar dat is lang niet bij iedereen bekend. Daarom blijken lokale werkwijzen soms achter te lopen op de landelijke ontwikkelingen. Dat is jammer, want zo wordt onnodig veel tijd aan verwijsbrieven besteedt die eigenlijk niet meer geschreven hoeven te worden.
- De interne en externe communicatie: overdrachten worden lang niet altijd volledig digitaal gedaan waardoor veel communicatie achteraf moet plaatsvinden. Ook werken de registratiesystemen niet altijd even goed samen. Dit zorgt ervoor dat de overdracht stroef verloopt. Bovendien zijn er grote verschillen in hoe zorgmedewerkers rapporteren. Dit is lastig voor de ontvangers.
- Samenwerking met de apotheek: de apotheek speelt regelmatig een sleutelrol in de lokale samenwerking. Afstemmen met de apotheek kost vaak veel tijd. Wijzigt iets in de samenwerkingsafspraken? Dan wordt dit niet altijd met alle betrokkenen gecommuniceerd.
Het ophalen van knelpunten is de eerste stap in de ontregelmethodiek van de [Ont]Regelbus. Herkent u deze knelpunten uit uw eigen werk?
Meer weten?
Wilt u nu alvast meer weten over de opbrengsten van de [Ont]Regelbus?
- In de eindrapportage staan een aantal mooie voorbeelden ter inspiratie.
Heeft u vragen of wilt u iets met ons delen. Laat het ons weten via het contactformulier of stuur een e-mail naar: aanpakregeldruk@minvws.nl