Zelf aan de slag met ontregelen, de tweede stap
Wilt u zelf aan de slag met het organiseren van ontregel de zorg-sessies binnen uw eigen instelling? Hiervoor hebben wij het ontregeltraject van de Ontregelbus in vier stappen opgesplitst. Deze vier stappen bieden u praktische handvatten vindt om zelf aan de slag te gaan met ontregelen.
In dit artikel leest u over hoe na de start verder gaat met ontregelen: het organiseren van een ontrafelsessie.
De ontrafelsessie
Het doel van een ontrafelsessie is: ophalen welke regels en procedures veel tijd kosten en waarvan uw collega’s niet goed weten waarom de registraties bijgehouden moeten worden.
Bekijk wat voor soort regels dit zijn en sta stil bij de vraag wat de regel probeert te regelen met deze regels. Aan het eind van de sessie krijgt iedereen huiswerk mee bestaande uit een aantal vragen om een aantal regels verder te onderzoeken.
Praktische afspraken vooraf
Maak voorafgaand aan het ontregeltraject een aantal praktische afspraken:
- Bepaal het aantal deelnemers aan de sessies, pllan alle sessies direct en leg de planning vast
- Maak afspraken over de communicatie: hoe worden collega’s geïnformeerd over plannen en successen?
- Stel een interne projectleider aan die mandaat krijgt om door te pakken en het vertrouwen heeft van de directie.
Tips voor een ontrafelsessie
Een aantal tips voor een goede start van de ontrafelsessie:
- Wissel bij aanvang onderlinge verwachtingen uit. Dat voorkomt teleurstelling achteraf.
- Zorg voor bestuurlijk commitment om echt iets met de resultaten te mogen doen.
- Benoem een interne trekker die mandaat krijgt om door te pakken.
- Vraag ruimte bij de directie om alles waar de werkvloer mee komt serieus te mogen nemen.
- Stem het ontregeltraject af op de groep waarmee u werkt. Maatwerk vergroot de kans op betrokkenheid.
- Maak meteen een planning voor het gehele traject. Dan blijft de vaart erin!
- Start direct met communiceren over het traject en blijf dit regelmatig doen zodat het ontregelvuur blijft branden!
De vijf stappen van de ontrafelsessie
De ontrafelsessies van de [Ont]Regelbus waren opgebouwd uit vijf stappen:
- Verzamelen van regels en werkwijzen waar medewerkers last van hebben
- Clusteren en prioriteren van deze regels op basis van hoe tijdrovend en vervelend ze zijn
- Nadere analyse van de meest tijdrovende en irritante regels aan de hand van een aantal vragen:
- Waar staat het dat dit moet? Om welke regels gaat het precies? Van wie moet het?
- Wat voor soort regels betreft het?
- Wat proberen we te regelen met deze regels?
- Bepalen welke regels in de volgende ontregelsessie centraal staan .
- Toelichting op het verdiepende huiswerk.
Door deze stappen te volgen worden verschillende perspectieven op regels bekeken en ontstaat een goed gesprek. Bovendien ontstaat het besef dat zorgprofessionals zélf iets kunnen doen aan regeldruk. Een mooie start van de ontregelbeweging.
Na de ontrafelsessie
Na de ontrafelsessie hebben deelnemers een lijst met regels/werkwijzen/punten waar medewerkers op de werkvloer last van hebben. Hierna volgen een aantal vervolgstappen:
- In verschillende werkoverleggen wordt het gesprek gevoerd over waarom dingen op een bepaalde manier georganiseerd zijn. Hiermee verspreidt de olievlek zich snel
- De projectleider gaat met de trekker(s) om de tafel zitten en loopt de lijst met verzamelde items langs. Er wordt onderscheid gemaakt tussen quick- wins, knelpunten op het gebied van inkoop, e-learning en inlogprocedures (worden belegd bij de betreffende afdelingen) en grotere thema’s (worden belegd bij de directie).
- Nu kunnen de trekkers aan de slag om ontregelacties in gang te zetten. Het succesvol aanpakken van de in kaart gebrachte regels geeft direct energie om door te pakken!
Meer weten?
Wilt u weten over de opbrengsten van de [Ont]Regelbus?
- In de eindrapportage staan een aantal mooie voorbeelden ter inspiratie.
Heeft u vragen of wilt u iets met ons delen. Laat het ons weten via het contactformulier of stuur een e-mail naar: aanpakregeldruk@minvws.nl