Zelf aan de slag met ontregelen, de derde stap
Wilt u zelf aan de slag met het organiseren van ontregel de zorg-sessies binnen uw eigen instelling? Hiervoor hebben wij het ontregeltraject van de Ontregelbus in vier stappen opgesplitst. Deze vier stappen bieden u praktische handvatten vindt om zelf aan de slag te gaan met ontregelen.
In dit artikel leest u over hoe na een ontrafelsessie verder gaat.
De ontregelsessie
In deze fase wordt de rek opgezocht voor de regels die de meeste regeldruk geven. Dit wordt gedaan met zeven verschillende rekstrategieën. Ook wordt gekeken naar wat redenen kunnen zijn voor medewerkers om die rek niet op te zoeken; de ‘beren op de weg’. Alle relevante stakeholders uit de organisatie betrokken. Denk hierbij aan zorgprofessionals, managers, mensen van kwaliteit en veiligheid en de ICT-afdeling. Dit gaat dus verder dan de ontrafelsessie met de zorgprofessionals.
Er zijn 7 verschillende rekstrategieën.
- Tijd rekken: bijvoorbeeld door het zorgplan maar één keer per jaar te bespreken met de cliënt in plaats van twee keer per jaar.
- Volume minderen: bijvoorbeeld door labformulieren die overlappen te combineren.
- Hart verruimen: bijvoorbeeld door luchtwaardes in ruimtes niet meer te checken maar te vertrouwen op de installateur die een signaal bij afwijkende waardes heeft ingesteld.
- Perspectief verbreden: bijvoorbeeld door de materialenvoorraad op één plek in het gezondheidscentrum te bewaren, in plaats van bij elke huisarts en paramedicus apart.
- Maatwerk leveren: bijvoorbeeld door verschillende regels voor verschillende afdelingen in ziekenhuizen te hanteren.
- Regel oprekken: bijvoorbeeld door het toevoegen van heldere, eenvoudige verlofregelingen, die veel onduidelijkheid en irritatie oplost.
- Pippi langkousen: bijvoorbeeld door op afdelingen te experimenteren met zo min mogelijk screenen.
Ontregeltips
Er zijn dus verschillende mogelijkheden om specifieke regels aan te pakken. Elke strategie heeft zijn eigen effecten. Daarbij is belangrijk om te onthouden dat rekken geen doel op zich is.
Vier tips om te ontregelen:
- Focus op de regels waar de meeste winst te behalen is.
- Loop de rekstrategieën één voor één langs. Er is altijd wel één die bruikbaar is.
- Denk in deze fase in mogelijkheden en laat de obstakels nog even voor wat ze zijn.
- Laat mensen van de werkvloer zelf de oplossingen bedenken. Dit zorgt ervoor dat de oplossingen ook daadwerkelijk uitvoerbaar zijn in de praktijk.
De obstakels (beren)
Besteed vervolgens aandacht aan de verschillende obstakels (beren) op de weg die zorgmedewerkers op de werkvloer tegenkomen bij het implementeren van de rekstrategieën.
Er wordt onderscheid gemaakt in:
- individuele beren (bv tijdgebrek)
- organisatieberen (bv geld)
- sturingsberen (bv verantwoording)
- relatieberen (bv vertrouwen en angst voor contact).
Deze beren hebben allemaal een eigen verjaagmethode en kennen allemaal een andere inschatting van angst. In de sessie wordt aandacht besteed aan hoe om te gaan met de beren.
Een aantal tips:
- Verdiep je in de beer die je tegenover je hebt. Neem beren serieus, maar niet té serieus. Niet elke beer hoeft het einde van de route te betekenen. Maar je moet ze wel aanpakken om je ontregelplannen goed uit te kunnen voeren
- Neem voldoende tijd voor het benoemen en ontleden van de beren op de weg.
Meer weten?
Wilt u weten over de opbrengsten van de [Ont]Regelbus?
- In de eindrapportage staan een aantal mooie voorbeelden ter inspiratie.
Heeft u vragen of wilt u iets met ons delen. Laat het ons weten via het contactformulier of stuur een e-mail naar: aanpakregeldruk@minvws.nl