Ontregel de zorg, winter 2022

Vanuit het programma Ontregel de Zorg helpen we zorginstellingen en –professionals om regeldruk aan te pakken. We zijn er namelijk van overtuigd dat door minder administratieve lasten zorgprofessionals meer tijd én meer plezier in hun werk hebben. Maar niet alleen zij! Ook patiënten en/of cliënten hebben baat bij het verminderen van administratie.

Welke impact hebben (te veel) regels en administratie op hen? We vroegen het aan Sander Hilberink. Sander werkt sinds 2019 als lector ondersteuningsbehoeften Levenslang & Levensbreed aan de Hogeschool Rotterdam. Binnen dit lectoraat staat het ouder worden met levenslange beperkingen centraal. In 2020 won Sander de Shakingtree-award, een jaarlijkse prijs voor mensen die op een positieve manier aandacht vragen voor verbetering in de zorg.

Sander heeft Celebrale parese (CP) en daarom veel ondersteuning nodig. Hij neemt ons mee in hoe het lukte om die ondersteuning zo lastenarm als mogelijk te organiseren en zijn visie op hoe ondersteuning georganiseerd zou moeten zijn.

Een indicatie kost veel energie en werk

Indicatiestellers onderschatten hoeveel werk en energie een indicatiegesprek kost voor iemand die zorg nodig heeft. De voorbereiding, het gesprek, de uitkomst, nooit weten waar je aan toe bent, de onzekerheid over de uitslag en zorgen over continuïteit. Het hele proces is spannend en vermoeiend. Zo’n indicatiegesprek start al vanuit wantrouwen en is geen gelijkwaardig gesprek. Als client moet je steeds weer bewijzen dat je niet zonder hulp of met minder hulp kan, terwijl dit vaak heel duidelijk is.

Ik zou het waardevol vinden als indicaties bij een chronische aandoening of beperking voor onbepaalde tijd afgegeven worden.

In Rotterdam en Utrecht gebeurt dit al en gelukkig pakken steeds meer gemeenten deze handschoen op. Ook zou het waardevol zijn als er voor burgers maar één loket is. Prima als verschillende partijen achter de schermen met elkaar contact hebben, maar zorg dat de burger daar geen last van heeft.

Periodiek zou dan een gesprek tussen gemeente of zorgverzekeraar en cliënt kunnen plaatsvinden. Maar dan met de insteek hoe het met iemand gaat en niet met de spanning en onzekerheid die nu aan het indicatiegesprek gekoppeld zijn.

Van drie loketten naar één loket

De ondersteuning die ik nodig heb, wordt gefinancierd uit drie potjes: de ZVW, WMO en via het UWV. Dat betekent dat ik te maken zou hebben met drie loketten. Gelukkig zijn er onderlinge afspraken gemaakt die ervoor zorgen dat ik mijn PGB alleen via het WMO loket hoef te regelen. De gemeente ontvangt de financiering vanuit de andere loketten en betaalt mij vervolgens uit in de vorm van pgb.

Indicatie voor onbepaalde tijd

Daarnaast heb ik inmiddels een indicatie voor onbepaalde tijd voor de zorg vanuit de WMO. Dat is prettig want nu hoef ik niet meer periodiek aan te tonen dat ik ondersteuning nodig heb waarvan inmiddels wel duidelijk zou moeten zijn dat dat de rest van mijn leven zo zal blijven. Helaas is dat voor de zorg vanuit de ZVW nog niet gelukt; zij indiceren er nog hongerig op los

Hoe dat gelukt is

Dat het gelukt is om het anders te regelen, betekent helaas niet dat dit nu ook voor anderen met een chronische aandoening of beperking het geval is. Helaas vraagt dat telkens een strijd met alle betrokken instanties. Daarbij helpt het om assertief te zijn, vol te houden en een netwerk op te bouwen en in te zetten. Maak de ander(en) eigenaar van het probleem zodat je niet alles zelf hoeft op te lossen.

Helaas is deze aanpak een experiment en daarom nog niet breed beschikbaar. Ik hoop natuurlijk dat de weg voor anderen hierdoor iets vrijer is geworden en dit op termijn voor meer mensen mogelijk wordt. Want ik zie in mijn werk en weet ook uit eigen ervaring hoe vermoeiend en ook verdrietig het is om iedere keer te moeten bewijzen dat je niet zonder hulp kunt. En te moeten constateren dat het beter is als je eigenlijk niets meer kunt (want dan is het voor de indicatiesteller duidelijk) dan dat minder zichtbaar of duidelijk is en je dat dus telkens moet uitleggen.

Wensen voor de toekomst

Ik wil twee oproepen doen. Als eerste aan gemeenten en de Rijksoverheid. Tegen hen zou ik willen zeggen: Heb het lef om indicatiestellingen voor onbepaalde tijd aan te kaarten. Mijns inziens een belangrijke stap om dingen in beweging te krijgen. Het is nu nog teveel: ‘het gaat zoals het gaat omdat het altijd zo ging’. Maak hier werk van!

Ook voor zorgverzekeraars heb ik een oproep: stap uit je eigen koninkrijk. Ik begrijp dat het belangrijk is om de kwaliteit hoog te houden, maar niet vanuit wantrouwen. Na een operatie had ik bijvoorbeeld fysiotherapie nodig. Omdat mijn fysiotherapeut per ongeluk de verkeerde code gebruikte om de behandeling te declareren, moet ik nu met een nieuwe verwijzing van mijn huisarts opnieuw bewijzen dat ik CP heb. Terwijl ik al 15 jaar bij mijn zorgverzekeraar verzekerd ben!

Mijn advies voor anderen

Probeer aan tafel te komen bij mensen die iets te zeggen hebben. En je hoeft niet alles zelf te doen: schakel hulp in voor dingen die je zelf lastig of spannend vindt. Neem bijvoorbeeld mensen die jou kunnen helpen mee naar de gesprekken met de gemeente of de zorgverzekeraar. Ga niet te gemakkelijk mee in wat anderen zeggen; blijf geloven in jezelf. Maar eigenlijk is mijn belangrijkste advies: blijf vooral eigenwijs!

Wat is de functie van regels? Waarom heb je last van een regel? Een regel wordt een last als je niet meer snapt waarom deze er is.

We bellen met Jan-Willem Woensdregt eigenaar van Thomashuis Baarn. Hij neemt ons mee in de manier van werken in zijn Thomashuis: lastenarm. Mede omdat hier de professionals aan het dagelijkse roer staan.

Een Thomashuis is een kleinschalige woonvoorziening voor mensen met een verstandelijke beperking. De bewoners en de verantwoordelijke zorgverleners wonen er op een zo gewoon mogelijke manier met elkaar samen. Korte communicatielijnen, warmte en persoonlijke aandacht staan er centraal.

Wij hebben hier amper regels. Waarvoor zouden die nodig zijn? Wij werken met vakmensen. Die weten wat ze doen.

Kijk met je ogen wat nodig is en niet met een lijstje

Jan- Willem is er volledig van overtuigd:

Als je als bestuurder een cultuur weet te creëren waarin medewerkers op basis van vaardigheden werken, fouten mogen maken en verantwoordelijkheid nemen voor wat ze doen heb je geen regels nodig.

Hij legt dat uit met een simpel voorbeeld:

Op basis van checklijsten moeten wij aantonen dat onze keuken schoon is. Op zo’n lijst moet staan dat wij de keuken om de zoveel tijd schoonmaken. Maar ik wil helemaal niet de keuken om de zoveel tijd schoonmaken. Ik wil hem schoonmaken als dat nodig is. Als vandaag een kannetje melk omvalt, wil ik dat het direct schoongemaakt wordt door de medewerker die er op dat moment is. Niks geen ‘dat hoort niet bij mijn functie’ of ‘volgens de checklist moeten we de keuken pas morgen schoonmaken’.

Kijk met je ogen wat nodig is en niet met een lijstje.

Ook audits en kwaliteitschecks doen ze in het Thomashuis niet op basis van allerlei lijsten of criteria maar door (bijna dagelijkse) gesprekken met cliënten en hun verwanten. Door de korte lijnen is er vaak direct contact en hoor je dan ook direct hoe het gaat; een betere kwaliteitscheck is er niet.

Dat vraagt om lef

Hij snapt ook dat werken zonder regels en lijstjes lef vraagt van bestuurders. Lef om je medewerkers vertrouwen te geven, lef om achter je mensen te staan als het fout gaat, lef om toe te geven dat jij het als bestuurder soms ook niet weet.

En lef van medewerkers om verantwoordelijkheid en eigen beslissingen te nemen. Maar hij ziet wat hij ervoor terugkrijgt: medewerkers die plezier hebben in het werk dat ze doen omdat ze worden ingezet op basis van wat ze kunnen én de vrijheid hebben om dat te doen wat zij juist achten.

In Baarn hebben ze dan ook zelden een vacature. Door vertrouwen te geven aan de professionals hoef je alleen dat vast te leggen wat echt nodig is. Bijvoorbeeld medicatiebeleid of een draaiboek voor crisissituaties.

Kunnen door vertrouwen

Jan-Willem is ervan overtuigd: als je doet wat je altijd deed, krijg je wat je altijd kreeg. Dus zet je mensen in op wat ze kunnen en geef ze vertrouwen. Alleen zo creëer je een cultuur waarin mensen lef durven te tonen en geen lijstjes meer nodig hebben om te zien wat ze moeten doen.

Meer weten

Ben je nieuwsgierig naar de manier van werken in het Thomashuis? Jan – Willem vertelt je er graag meer over. Neem contact op via de website van Thomashuis Baarn.

Wil jij meer leren over het ontstaan en verminderen van regeldruk? Volg dan de kosteloze e-learning van [Ont]Regel de Zorg! Je leert hoe je zelf de regeldruk binnen jouw organisatie onder de aandacht kunt brengen én kunt aanpakken.

E-learning beschikbaar vanaf maart 2023
Op dit moment werken we aan het samenstellen van de E-learning.

We verwachten dat deze  e-learning vanaf maart beschikbaar is voor alle zorgprofessionals die aan de slag willen met regeldruk binnen de eigen zorginstelling. Wil jij je daarna verder ontwikkelen en je verdiepen in de aanpak van regeldruk binnen jouw eigen zorginstelling? Dan heb je de mogelijkheid om ook de ‘Training tot ontregelaar’ te volgen.

Houd onze website van (Ont)Regel de Zorg en de LinkedInpagina van (Ont)Regel de Zorg voor de laatste update hierover in de gaten.

Wil je werk maken van de regeldruk binnen jouw zorginstelling en heb je de e-learning gevolgd? Dan is de kosteloze training tot ontregelaar wellicht interessant voor jou! In deze training leer je hoe je actief aan de slag kunt om zelfstandig regeldruk in je eigen zorginstelling te verminderen.

Training open voor inschrijving vanaf maart 2023

Deze training zal naar verwachting vanaf medio maart beschikbaar zijn.

Wil je deze volgen? Hou er dan rekening mee dat gedurende 3 maanden wekelijks 3 uur inzet van je verwacht wordt. Je werkt namelijk tussen de trainingsmomenten zelfstandig aan een ontregel praktijkopdracht binnen je eigen zorginstelling. De training zelf duurt 3 dagdelen en tussendoor is er een online spreekuur waar je terecht kunt met jouw vragen.

Je kunt de training op verschillende locaties en op momenten die jou goed uitkomen volgen. 

Meer weten?

Een volledig overzicht van de trainingsdata, locaties én hoe je je kunt inschrijven vind je vanaf maart via onze website. 

Wat is er binnen jouw zorgsector in de afgelopen jaren ontregeld en daarom niet meer nodig? Deze informatie vind je op www.ordz.nl per zorgsector. We lichten in deze nieuwsbrief een belangrijk ontregeld punt binnen de wijkverpleging uit.

Geen minutenregistratie meer in de wijkverpleging

Om de regeldruk in de wijkverpleging te verminderen kunnen alle organisaties de registratiestandaard 'zorgplan=planning=realisatie, tenzij' gebruiken. Deze manier van registeren geeft wijkverpleegkundigen meer de regie én tijd om zorg te verlenen.

In de praktijk merken we nog regelmatig dat niet alle aanbieders in de wijkverpleging deze (nieuwe) regelarme vorm van registreren gebruiken. We roepen deze organisaties op om gebruik te maken van de ruimte om af te stappen van de tijdrovende vijfminutenregistratie en de daarvoor beschikbare ondersteuning!

Wil je afstappen van de minutenregistratie?

Je vindt alles met betrekking tot een goede implementatie van de registratiestandaard z=p=r,t op de pagina van Kennisplein Zorg voor Beter 'Wijkverpleging: van tijdregistratie naar zorgplan=planning=realisatie, tenzij'.

Inspirerend voorbeeld

Bij Amaris zorgroep pakten ze de 5-minutenregistratie al aan. En met mooi resultaat!

Verwijsafspraken.nl

• Werk jij in de zorg en werk je samen met huisartsen?
• Ben je huisarts?
• Of wil je als patiënt weten wat de rol van de huisarts is bij het regelen van zorg?

Informatie over wat de rol is van de huisarts bij het regelen van zorg vind je op www.verwijsafspraken.nl. Handig om te raadplegen als je als zorgverlener, huisarts of patiënt twijfelt of je een huisarts wel of niet moet betrekken, bijvoorbeeld bij het schrijven van een verwijzing.

De website www.verwijsafspraken.nl is een initiatief van Help de Huisarts verzuipt. Vanuit [Ont]Regel de Zorg werken we samen om de afspraken in de huisartsenzorg verder te verspreiden en zo bekend te maken voor iedereen die hiermee te maken heeft.

Ontregelnieuwsbrief

Om huisartsen te informeren over ontwikkelingen rondom de aanpak van regeldruk stuurde de Vereniging Praktijkhoudende Huisartsen recent een nieuwsbrief naar haar leden.

In ronde 1 van de subsidieregeling (Ont)regelprojecten zorgaanbieders is voor maar liefst €13,3 miljoen aan subsidie aangevraagd. Omdat er voor deze ronde €2,375 miljoen beschikbaar is, moest er geloot worden. De aanvragers zijn op de hoogte gebracht van de uitkomst van de loting. Op dit moment worden de aanvragen die zijn ingeloot beoordeeld, en wordt bij een aantal aanvragers ontbrekende informatie opgevraagd.  Uiterlijk 29 december 2022 ontvangen alle subsidieaanvragers een bericht van DUS-I of hun aanvraag is toe – of afgewezen.

In 2023 volgen ronde 2 en 3

Mocht jouw aanvraag worden afgewezen of wil jij ook subsidie aanvragen? Dien dan (nogmaals) een aanvraag in voor ronde 2 (aanvraag doen mogelijk in maart 2023) of ronde 3 (november 2023). Meer informatie over deze subsidieregeling vind je op de subsidiepagina van DUS-I.

Inspiratie Ontregelprojecten

Nieuwsgierig naar de ontregelprojecten die met behulp van deze subsidie worden opgestart? Hou onze website en LinkedIn account in de gaten. De komende maanden lichten we er een aantal uit. Zo hopen we nog veel meer zorgaanbieders te inspireren om werk te maken van regeldruk.

Download de brochure van de subsidieregeling voor meer informatie.