De ontregelaanpak van Noordwest Ziekenhuisgroep
Hoe ervaart Jacqueline Bekker regeldruk in de praktijk?
Bij welke organisatie werkt u en wat is uw functie?
Ik werk binnen Noordwest Ziekenhuisgroep als verpleegkundige en ik ben vicevoorzitter van de Verpleegkundige Advies Raad (VAR). Daarnaast werk ik twee dagen per week als Projectleider Ontregel de Zorg binnen Noordwest. Superleuk om deze rollen te combineren.
Kunt u iets vertellen over uzelf en over hoe een doorsnee werkdag er voor u uitziet?
Via het flexbureau werk ik één dag per week op de afdeling Chirurgie. Op mijn werkdag als verpleegkundige start ik ’s morgens met rapporten lezen van mijn patiënten en krijg ik de overdracht van de nachtdienst. Daarna ga ik patiënten verzorgen, medicijnen uitdelen en visite lopen met de arts. Als ik een patiënt naar de operatiekamer breng, moet ik een hele checklist afwerken. Een behoorlijke registratielast. Daarnaast voer ik regelmatig controles uit bij de patiënten, waarbij ik hun gegevens noteer in het Elektronisch Patiëntendossier (EPD). Daar zit gelijk één van de knelpunten, namelijk dat de bloeddrukmeter niet gekoppeld is aan het EPD. In de praktijk schrijf ik dit op een briefje en voer het later in bij een vaste computer of ik noteer het via de computer on wheels (COW). Een koppeling tussen bijvoorbeeld de bloeddrukmeter en het EPD zou enorm veel tijd schelen.
Wat is het belang van regeldruk verminderen voor u?
Een groot deel van mijn werktijd gaat op aan registratie en administratie. Dit betekent vanzelfsprekend minder tijd voor directe patiëntenzorg. Registratie is belangrijk, zodat je weet wat je doet en waar verbetering nodig is. Maar op dit moment is dat een beetje doorgeslagen en uit balans.
Wat merkt u van de inspanningen in het kader van het ontregelen van de zorg?
Het programma Ontregel de Zorg is nu een jaar onderweg en de uiteindelijke resultaten moeten nog zichtbaar worden. Bij het zichtbaar maken van de landelijke inspanningen op de werkvloer is volgens mij nog veel winst te behalen. Naast de landelijke actiepunten weet ik hoe belangrijk het is dat er op lokaal niveau aan regeldruk wordt gewerkt, want veel regeldruk ontstaat intern bij instellingen zelf. Als projectleider Ontregel de Zorg ben ik hier bij Noordwest natuurlijk volop mee bezig. Door de landelijke Ontregel de Zorg merk ik dat de lijntjes korter zijn geworden met beroepsvereniging V&VN, het ministerie van VWS en de inspectie (IGJ). Ondanks de kortere lijntjes is regeldruk verminderen een complex vraagstuk. Als iets in de praktijk een enorme registratielast geeft, ben ik afhankelijk van meerdere partijen om iets te kunnen verbeteren, veranderen of schrappen. Als ik dit dan aangeef bij landelijke instanties, merk ik dat ik als projectleider soms niet verder kom. Ik snap dat niet alles te schrappen is, dat is zeker niet de bedoeling. Maar het verminderen van regeldruk is echt iets waar je een lange adem voor nodig hebt.
Heeft u of uw organisatie iets gedaan om onnodige regels te schrappen of heeft u deelgenomen aan een schrapsessie? Wat zou u(w) organisatie mogelijk kunnen doen hieraan?
Op verzoek van de Raad van Bestuur (RvB) heb ik in 2017 vanuit de Verpleegkundigen Advies Raad (VAR) deelgenomen aan een landelijk georganiseerde schrapsessie. Daaruit nam ik de opdracht mee terug naar mijn instelling: ‘Kijk hoe je kunt ontregelen binnen je eigen ziekenhuis’. We hebben een denktank opgezet en zijn aan de slag gegaan. In het begin lag de nadruk op het bekendmaken van het onderwerp. Langzamerhand gaan we steeds meer schrapsessies organiseren. Daarbij ervaren we dat het moeilijk is om verpleegkundigen hiervoor vrij te maken, omdat zij druk zijn met de patiëntenzorg. Wil je als organisatie succesvol ontregelen op de werkvloer, dan is het betrekken van zorgprofessionals cruciaal. Zo’n onderwerp moet gaan leven op de afdeling. Het is belangrijk dat verpleegkundigen een schrapsessie doen en dit proces doorlopen. Dan zien ze dat ze zelf ook veel kunnen doen, bijvoorbeeld met afspraken die wij op de afdeling zelf of als ziekenhuis hebben bedacht. Een voorbeeld is de ontregelinspanning bij de kinderkliniek binnen Noordwest waar altijd een NER-incident voor neonaten werd uitgeprint. Deze print werd overhandigd aan de arts die vervolgens beleid bepaalde voor deze baby. Een handeling die was ontstaan bij verpleegkundigen, omdat er geen alternatief voor handen was. Vervolgens belandde dat printje in de vuilnisbak. Dit proces hebben we nu via HIX in het EPD digitaal geoptimaliseerd, zodat printen niet meer nodig is. De arts kan dit incident nu zelf opzoeken. Dit levert tijdwinst op en minder papierverbruik. Verder willen we de medische schrapagenda in 2020 gaan verbinden met de verpleegkundigen schrapagenda. Het gaat erom ook onze dokters te betrekken bij Ontregel de Zorg.
Heeft u een of meer inspirerende ontregelvoorbeelden of praktische tips uit uw dagelijkse praktijk waar andere zorgverleners baat bij kunnen hebben?
Binnen Noordwest Ziekenhuisgroep zijn we gestopt met vier keurmerken. Eerst hebben we voor deze vier keurmerken uitgezocht hoeveel tijd en geld het ons kost en ook wat de gevolgen zouden zijn om ermee te stoppen. Dat heeft toen geleid tot een besluit van de RvB om de keurmerken inderdaad te stoppen. Een mooie start voor mij als projectleider. Er zijn allerlei deelprojecten opgestart waarbij we nu concreet kijken naar procesverbeteringen of mogelijkheden om te schrappen, zodat we onderaan de streep uiteindelijk meer tijd overhouden.
Een concreet voorbeeld van zo’n deelproject is de opiatentelling. Verpleegkundigen tellen in de nachtdienst de opiaten. Dit kost ongeveer tien tot twintig minuten per nacht om bij te houden of ze iets missen. Belangrijk om vroegtijdig eventueel misbruik van opiaten te registreren. Nergens in de wet staat dat dit door verpleegkundigen gedaan moet worden. Nu zijn we in gesprek met de apotheek om te onderzoeken of we dit op een andere manier zouden kunnen doen.
Een ander voorbeeld van een deelproject is het verwijderen van de fax uit ons dagelijkse werkproces. We zijn nog niet ‘faxloos’. Verpleegkundigen printen regelmatig iets uit, laten dit ondertekenen door de arts en faxen het weer terug. We kijken of dit op een andere manier georganiseerd kan worden, zodat de fax de deur uit kan.
Wat is het grootste knelpunt dat u ervaart en waarom is dat zo lastig op te lossen?
Dit zijn vaak onderwerpen die door middel van een indicator worden vastgelegd. Als verpleegkundige neem je bijvoorbeeld een snaq-score, een screeningsinstrument om het risico op ondervoeding vast te stellen. Het proces van deze registratie en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden zoals het bijhouden van de voedingsintake op de vierde opnamedag, zou ik graag willen verbeteren. Ik loop er tegenaan dat dit een verplichte indicator is van de inspectie. Als projectleider ben ik dan op zoek naar de juiste weg om in gesprek te gaan over deze indicator. Dit is namelijk ooit vanuit de landelijke Stuurgroep Ondervoeding samen met de IGJ bedacht. Hoe ga je het gesprek hierover aan en bij wie moet je dan zijn? Een uitdaging die ik graag aanga!