De ontregelaanpak van BetuweZorg

Praktijkverhalen | 24-09-2020

Bij welke organisatie werkt u en wat is uw functie?

Mijn naam is Steven van Wijk. Ik werk bij BetuweZorg, een thuiszorgorganisatie in Culemborg. Daar ben ik Zorgmanager.

Kunt u iets vertellen over uzelf en over hoe een doorsnee werkdag er voor u uitziet?

Ik ben als Zorgmanager verantwoordelijk voor de operatie bij BetuweZorg, zowel voor de afdeling Huishoudelijke ondersteuning als voor de afdeling Verzorging & verpleging. Mijn werk bestaat vooral uit het faciliteren van de werkzaamheden van de coördinatoren en de wijkverpleegkundigen. Ik ben hun aanspreekpunt als ze ergens tegenaan lopen en ik doe alles wat mogelijk is om hen te ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden.

Daarnaast richt ik mij op projecten. Dit kunnen procesmatige projecten zijn, maar ook projecten waarbij gedragsverandering nodig is en die wat meer tijd in beslag nemen. Een voorbeeld van zo’n project is dat wij sinds enige tijd inzetten op het behoud en de tevredenheid van personeel, met de ambitie om de beste werkgever in de regio te worden. 

Wat is het belang van regeldruk verminderen voor u?

Belangrijk voor ons is dat meer tijd wordt besteed aan cliënten en minder aan allerlei andere zaken. Zowel voor de cliënten zelf als voor onze medewerkers. Daarbij zie je dat hoe minder regeldruk er is, hoe minder frustraties er opspelen bij onze zorgmedewerkers, des te prettiger vinden zij het om bij BetuweZorg te werken. Dat heeft direct verband met elkaar. Ze willen graag doen waar ze goed in zijn: het zorgen voor de mensen. In de bijkomende administratieve handelingen hebben ze minder zin. Onze ambitie om vol in te zetten op werknemerstevredenheid is een belangrijke reden geweest om met regeldruk aan de slag te gaan.

Wat merkt u van de inspanningen in het kader van het ontregelen van de zorg?

BetuweZorg heeft al meerdere sessies gedaan met het team van de Ontregelbus. Wat er met name naar voren komt zijn frustraties bij zorgmedewerkers over het aftekenen van medicatie, papieren lijsten aftekenen en deze lijsten ophalen bij de apotheek vanwege een niet vlekkeloos verlopende samenwerking. Maar bijvoorbeeld ook zoiets eenvoudigs als het regelen van een vergaderruimte dat door het gebrek aan spreekkamers extra inspanning vergt. Zoiets regelen kost tijd en zo’n sessie triggert zorgmedewerkers toch om na te denken over hoe iets beter kan. Het accent lag tijdens de sessies meer op frustraties over dingen die onnodig veel tijd en energie kosten en minder op dingen moeten bijhouden. Uit het rapport van de Ontregelbus bleek verder dat we met best wat punten zelf al aan de slag zijn.

Heeft uzelf of uw organisatie iets gedaan om onnodige regels te schrappen of heeft u deelgenomen aan een schrapsessie? Wat zou u(w) organisatie mogelijk kunnen doen hieraan?

Waar zorgmedewerkers veel moeite mee hebben, is het regelen van ziektevervanging van elkaar, met name in de ochtenden en weekenden. We werken niet met zelfsturende teams, maar met coördinatoren die de planning en administratie hiervoor oppakken. De teams hebben heel veel vrijheid en worden ondersteund door deze coördinatoren. Deze coördinatoren zijn niet beschikbaar in het weekend of vroeg in de ochtend, waardoor het regelen van vervanging moeizaam verliep. Op het moment dat de coördinatoren niet beschikbaar zijn, is het voor de zorgmedewerkers zelf niet mogelijk om een goede planning te maken. Zij missen voldoende overzicht in zo’n situatie. De bereikbaarheidsdienst en telefoondienst gaan we nu helemaal anders inrichten. Het vooruitzicht op dat er een einde komt aan de huidige werkwijze die hierin niet meer voldoet, geeft onze medewerkers nu al meer rust. Dit is naar voren gekomen dankzij de Ontregelbus sessies.

Heeft u een inspirerend ontregelvoorbeeld of praktische tip uit uw dagelijkse praktijk waar andere zorgverleners baat bij kunnen hebben?

Een mooi ontregelvoorbeeld is de Elektronische Toedienregistratie (ETDR). Dit zijn digitale aftekenlijsten voor medicatie die de apotheek invoert. Zorgmedewerkers kunnen dit direct inzien, ook bij wijzigingen in de medicatie van een cliënt. Ze kunnen dit nu digitaal aftekenen en bestellen. Ook een punt dat uit een Ontregelbus sessie sterk naar voren is gekomen en nu met een hogere prioriteit is aangepakt.  

Een praktische tip die ik nog kan meegeven: hou geen aparte lijstjes bij en maak gebruik van de ICT-mogelijkheden die er al zijn. Een open deur wellicht, maar wel iets waar veel winst op te behalen is. Het bijhouden van lijstjes sluipt er toch soms weer in, zoals in de coronatijd een lijstje van cliënten die hebben afgebeld. Dat wordt ook nog in het Client Registratiesysteem ingevoerd. Dat is dubbel werk en onnodig. 

Wat is het grootste knelpunt dat u ervaart en waarom is dat zo lastig op te lossen?

Het grootste knelpunt is de telefoondienst en 24/7 bereikbaar zijn in de weekenden voor cliënten en collega’s. Dat wordt als een enorme belasting ervaren. Daarom gaan we dat helemaal anders inrichten. Maar voordat deze veranderingen zijn doorgevoerd, gaat daar heel wat tijd overheen. Daarvoor moeten we meerdere stappen zetten, onder meer andere inzet van personeel, nieuwe ICT-diensten die ingevoerd moeten worden, andere planning en kantoortijden et cetera. We hebben een beetje onderschat hoeveel tijd er in dit veranderingsproces gaat zitten.