Minder administratie en vertrouwen in vakmanschap: meer tijd voor de patiënt en meer werkplezier!

Praktijkverhalen | 01-01-2023

Wat is er gedaan?

We hebben ingezet op de doelstelling: minder administratie en vertrouwen in vakmanschap, waardoor zorgprofessionals meer tijd hebben voor de patiënt en meer werkplezier ervaren. Het ontregelen bestond: uit het schrappen van administratie, het ontdubbelen en efficiënter en slimmer regelen.

Voorbeelden hiervan in ons ziekenhuis zijn: de pijnscore is van drie keer daags verminderd naar een keer daags, de decubitusscreening van 12 vinkjes naar een 2 vinkjes, bloeddrukmetingen etc. worden nu automatisch in het EPD opgeslagen, het document toestemmingsverklaring aanvraag nazorg geschrapt, het landelijk beleid stoppen met terminaalverklaring geïmplementeerd, de risicoscreening sputovamo op de kinderafdeling geschrapt.

Het is belangrijk te realiseren dat het landelijk ontregelen van de zorg  lastig is, omdat iedere organisatie eigen structuren, protocollen en werkwijzen heeft.  Daarom kun je ontregelingen van andere ziekenhuizen niet rechtstreeks overnemen. Maar van de voorbeelden van anderen kun je wel leren.

Aanpak en vervolg

Wij hebben in Ziekenhuis Gelderse Vallei een tweejarig ontregelproject gehad. Ik was lid van de projectgroep. De projectgroep bestond uit twee verpleegkundigen en een projectleider. Aanvullend op deze projectgroep was er een klankbordgroep. Hierin zaten onder andere artsen, medewerkers van de apotheek, applicatiebeheer, afdeling kwaliteit etc. Op zes verschillende afdelingen was een afdelingswerkgroep opgezet. Bestaande uit een verpleegkundige, arts en afdelingsmanager. Op deze afdelingen zijn we concreet aan de slag gegaan met een aantal ontregelpunten.

Dit project is in december 2020 afgerond. Nu is de projectgroep nog actief als ‘expert’ ‘ontregel de zorg’. De groep denkt actief mee bij ontregelvraagstukken. De borging van het gedachtegoed ORDZ is geregeld door het op te nemen in verschillende programma’s en door de inzet van ORDZ-experts. Ook heeft applicatiebeheer hierin nog een belangrijke rol. Aanvragen voor nieuwe lijsten, etc. komen vaak bij hen binnen. Regelmatig vragen zij dan aan ons als experts om even mee te denken vanuit de ontregelgedachte.

Successen en leermomenten

Iedereen wordt blij van de bereikte successen. Het is soms lastig om tot een succes te komen, omdat er verschillende disciplines of afdelingen bij betrokken zijn. Daarbij heb je te maken met normensets, technische mogelijkheden, etc. Maar de successen zorgen ook voor motivatie om met elkaar door te gaan met ontregelen en kritisch te kijken naar de administratie die je doet.

Belangrijke vragen die je jezelf kunt stellen om te kijken of een handeling ontregeld kan worden, zijn de vragen van de ‘trechter van verdunning’:

1. Is het noodzakelijk om dit uit te voeren/vast te leggen? Voor de patiënt? Of gaat er iets mis in het zorgsysteem als dit niet gebeurt?
2. Wat is het beoogde effect van de (administratieve) handeling? En wordt dit effect hiermee ook bereikt?
3. Is de (administratieve) handeling doelmatig? Wegen de kosten op tegen de baten?

Tips voor andere ziekenhuizen

Vertrouwen en steun vanuit de raad van bestuur en het management zijn belangrijke sleutels tot succes. Ontregelen doe je niet in één dag. En ook wij zijn na een tweejarig project niet klaar met het ontregelen. De ontregelgedachte moet onderdeel worden van een organisatie. Dit vraagt om een lange adem. Iedereen heeft hier baat bij en zorgprofessionals hebben lef en doorzettingsvermogen.

Durf als zorgprofessional kritisch vragen te stellen en kritisch te kijken naar je eigen handelen en je eigen ‘stokpaardjes’. Waarom vullen we de kwetsbare ouderenscreening in? De patiënt is toch preoperatief al gezien door de geriater en de nodige interventies zijn toch al ingezet? Dan vullen we het dus nog in om ‘100 procent’ te scoren. Noodzakelijk? Wat wordt hiermee bereikt? Is het doelmatig? Bij het stellen van de juiste vragen kun je de trechter van verdunning gebruiken.

Dit is nu even een kritische noot na het invullen van scorelijstjes. Maar ook wij als zorgprofessionals zitten vaak vast in eigen systemen. Zoals aftekenlijstjes van werkzaamheden. Waarom aftekenen wat er gedaan is? Je kunt het toch ook zien áls de materialen niet zijn bijgevuld? Het is heel mooi dat de inspectie bij het laatste bezoek niet alleen in gesprek is gegaan over hoé dingen zijn geregeld, maar ook over wat er is ontregeld.

Het is belangrijk om ‘Ontregel de Zorg’ op de agenda te houden binnen de VAR, RVB en medische staf. Begin klein, bij succes worden mensen enthousiast en gaan door.

Durf vragen te stellen en houd ‘ontregel de zorg’ in beweging! Als het lukt om overbodige handelingen te schrappen en slimmer te werken met gebruik van technische mogelijkheden. Dan levert dat meer kostbare tijd op voor onze patiënten, betere zorg en meer werkplezier!

Reactie Arjen Hakbijl

‘Als raad van bestuur van Ziekenhuis Gelderse Vallei staan we vierkant achter ‘Ontregel de Zorg’, omdat we vinden dat vertrouwen in het vakmanschap van de professionals binnen een aantal kaders echt leidend moet zijn. Dat heeft onze samenleving hard nodig en zeker de zorg.

Kwaliteit van zorg voor de patiënt en het werkplezier voor onze medewerkers is meer gediend met een goede verbetercultuur van verbeteren op basis van wat je als professional ziet en wilt leren van wat er goed gaat en wat er beter moet, dan van heel veel registratie. Soms is die nodig, te vaak niet. De doelstelling van ‘Ontregel de Zorg’ en de mooie voorbeelden willen we steeds op de radar  houden en delen tussen ziekenhuizen. Onze verpleegkundigen die hierbij betrokken zijn tonen daar echt leiderschap in en daar zijn we trots op. In verbinding met medisch specialisten en allerlei ondersteunende afdelingen willen we dat steeds weer verder brengen.’