80% tijdwinst door verduurzaamde kwaliteitsregistratie cataract

Praktijkverhalen | 14-01-2024

Wat is er gedaan?

Het Nederlands Oogheelkundig Gezelschap (NOG) ontwikkelde samen met Registratie aan de bron een nieuwe dataset voor de kwaliteitsregistratie van cataractoperaties aan Dutch Hospital Data (DHD). In 2020 verduurzaamde het Radboudumc de kwaliteitsregistratie voor cataractoperaties. Betrokken professionals van de afdeling oogheelkunde lichtten hun zorgpad door en als onderdeel van het optimaliseren werd ook gekeken naar welke klinische gegevens minimaal vastgelegd moeten worden. Dit bouwden ze vervolgens in hun epd Epic in. De data kunnen nu automatisch uit het epd gehaald worden en na een korte check worden doorgezet naar DHD. Uit de effectmeting van Registratie aan de Bron een jaar later, in 2021, bleek dat de administratielast met 80% was afgenomen.

Uitgangspunten

Omdat er jaarlijks in totaal ongeveer 175.000 cataractoperaties uitgevoerd worden kan een betere en efficiëntere kwaliteitsregistratie veel opleveren. Bovendien bestaat de kwaliteitsregistratie volledig uit gegevens die toch al in het epd vastgelegd worden als onderdeel van het zorgproces. Als er eenduidig en eenmalig geregistreerd wordt is er betere, realtime beschikbare data als basis voor analyse, benchmarking en feedback. Uiteindelijk levert dit tijdwinst op en een kleiner risico op fouten omdat gegevens niet meer uit het epd overgetypt hoeven te worden in de kwaliteitsregistratie.

Aanpak

Per 1 december 2020 is de cataractregistratie in gebruik genomen. Instellingen wordt sindsdien gevraagd om over te stappen en tot automatische aanlevering over te gaan. Het NOG en DHD bieden de ziekenhuizen die hiermee aan de slag willen ondersteuning. Ook ontwikkelden het Radboudumc en Registratie aan de bron een handleiding voor de implementatie. Die handleiding is te raadplegen via de website van het NOG. Hier is ook de dataset en andere ondersteunende documentatie te vinden. Op de website van Registratie aan de bron is ook een mini-documentaire te zien over deze aanpak.

Bij de implementatie zijn een hoop verschillende personen en partijen betrokken. Zo spelen de oogartsen en technisch oogheelkundig assistenten een belangrijke rol. Maar ook de it-specialisten in de ziekenhuizen, bij Epic en DHD zijn onmisbaar. Tot slot is DHD de schakel bij het verzamelen, beheren en analyseren van de data.

Vervolg

In het Radboudumc zijn ze ontzettend blij met dit resultaat. Mede door deze mooie resultaten zijn er steeds meer ziekenhuizen die hier gebruik van (willen) maken. In een eerder artikel kon je al lezen dat het Onze Lieve Vrouwe Gasthuis (OLVG) en het Alrijne ziekenhuis ook bezig waren met de implementatie. Binnenkort kunnen dus hopelijk zowel ziekenhuizen die gebruik maken van Epic als van HiX de verduurzaamde kwaliteitsregistratie cataract in hun ziekenhuis implementeren.

Successen en leermomenten

Een belangrijke eerste stap in het proces is de analyse van het zorgproces. Deze moet namelijk centraal staan. Daarnaast speelt IT een cruciale rol. De dataset moet worden ingebouwd in het epd en er vervolgens uitgehaald kunnen worden en verstuurd worden naar DHD. Tot slot moeten de gebruikers van het epd de informatie juist invullen. Daarom moeten er bij sommige items instructiemeldingen verschijnen.

Tips voor andere ziekenhuizen:

• Zowel het NOG, als Registratie aan de bron, als DHD willen heel graag ondersteunen bij de implementatie in andere ziekenhuizen. Neem dus vooral contact op zodat je het wiel niet nog een keer hoeft uit te vinden!
• Om je epd goed te kunnen gebruiken en alles eruit te kunnen halen moet je sommige registraties verplicht stellen. Na een tijdje wordt het dan routine!

Bron: Registratie aan de bron - Good practice – 80 procent tijdwinst door verduurzaamde kwaliteitsregistratie cataract – Radboudumc - 80 procent tijdwinst door verduurzaamde kwaliteitsregistratie cataract - Radboudumc - Registratie aan de bron