Ga direct naar inhoud

Rosengaerde: terugblik op overstap naar digitaal medicijnen aftekenen

Praktijkverhalen | 12-07-2024

Sinds vorig jaar zomer tekenen alle zorgmedewerkers van Rosengaerde in Dalfsen digitaal de medicijnen van hun cliënten af. Waar de intramurale zorg van het woonzorgcentrum al eerder deze stap zette, is dit voor extramuraal sinds juni 2023 het geval. Rosengaerde gebruikte hier de ORDZ-subsidie voor. Hoe blikt de organisatie een jaar later terug op deze extramurale overstap? We vragen het drie leden van de projectgroep: verpleegkundige Marieke Huisman, beleidsadviseur Marylou Grubben en ICT-specialist Job van Dalen.

Weinig vragen

In juni 2023 was het tijd voor taart voor de medewerkers van Rosengaerde: de extramurale zorg ging digitaal medicijnen aftekenen op hun smartphone, via de elektronische toedienregistratie van Medimo. Verpleegkundige Huisman vertelt: “Die eerste dag zat ik met mijn collega Teuni klaar bij de telefoon, want medewerkers konden bij ons terecht met vragen en problemen. We kregen slechts drie vragen, en dat waren zaken die we meteen tijdens het gesprek konden oplossen.” 

ICT-collega Van Dalen moest in het begin nog wat zaken aanpassen. “Dat waren vooral dingen die we eerder niet hadden voorzien. Zo hadden we medewerkers in het systeem ingedeeld op basis van hun werklocatie, maar sommige bleken ook op een andere locatie te werken. We moesten dus aanpassen van welke cliënten zij de medicatie kunnen inzien en aftekenen. Verder heb ik nog wat kleine wijzigingen in de beveiliging gedaan.” Huisman vervolgt: “Daarna liep alles prima. Ik heb onlangs aan collega’s gevraagd hoe het werken bevalt. Niemand wil meer terug naar pen en papier!”

Zoektocht

Als ICT-specialist blikt Van Dalen terug op een intensief project. “Het was meer werk dan verwacht. Wij werken bijvoorbeeld ook met de applicatie Ons, en het bleek lastig om daarmee een koppeling te maken. Daarnaast kun je bij veel ICT-producten medewerkers makkelijk in een groep plaatsen en bepaalde rechten geven. Dat is bij Medimo niet het geval, wat veel extra uitzoekwerk kostte. Verder wilden we zoveel mogelijk automatiseren, maar voor sommige zaken was maatwerk nodig.” Van Dalen spreekt van ‘een zoektocht’. Dat herkent beleidsadviseur Grubben: “Voor mij als niet-ICT’er was het in de beginfase lastig om de werking van het systeem te begrijpen en mee te denken over bijvoorbeeld inrichtingskeuzes.” 

Een product dat bij de start niet goed werkt, krijgt later nooit meer een goede naam. We wilden het in één keer goed doen.

De projectgroep stelde vast dat er meer tijd nodig was voor deze zoektocht dan ze eerder hadden gepland. Van Dalen: “Een product dat bij de start niet goed werkt, krijgt later nooit meer een goede naam. We wilden het in één keer goed doen.” Daarom besloot Rosengaerde te temporiseren en de overstap uit te stellen, zo viel al te lezen in het vorige artikel op deze site. Grubben: “Een hoog tempo was niet ons doel, maar kwaliteit. Daar ben ik heel blij mee.”

Geen boekwerken

In datzelfde artikel gaf Rosengaerde aan het belangrijk te vinden om de nieuwe werkwijze meteen goed te borgen. Onder meer omdat hier bij de toenmalige intramurale overstap naar digitaal medicijnen aftekenen minder aandacht aan was besteed. En dat is gelukt. “We hebben documenten gemaakt met daarin het beleid en onze werkwijze”, vertelt Grubben. “Die herzien we jaarlijks en stellen we dan waar nodig bij. Mijn doel was om er overzichtelijke documenten voor de medewerkers van te maken, dus geen boekwerken. Daarom heb ik hierbij nauw samengewerkt met collega’s Teuni en Marieke. Zij hebben als verpleegkundigen dagelijks met het systeem te maken, terwijl ik er zelf niet mee werk. Zo konden we er samen voor zorgen dat de in de documenten omschreven processen en stappen aansluiten op het daadwerkelijke werkproces.” 

Een voorbeeld is het vastleggen van de noodprocedure. “Want wat doe je als Medimo niet werkt? Daar hebben we een stappenplan voor gemaakt, dat zowel intramuraal als extramuraal geldt.” Voor de extramurale werkwijze zijn alle processen nu vastgelegd, aldus Grubben. “En dat kan als leidraad dienen voor het verder borgen van de intramurale aanpak.”

Eerst wel wennen

Kortom: de projectgroep en andere medewerkers van Rosengaerde zijn blij dat de papieren aftekenlijsten verleden tijd zijn. Geldt dit ook voor de cliënten? Die vinden het eveneens prettig om van de papieren af te zijn, vertelt verpleegkundige Huisman. “De digitale aftekenlijsten zijn namelijk altijd actueel, en dat vergroot de medicatieveiligheid.” Sommige cliënten moesten eerst wel wennen, geeft ze aan, maar dat ging snel. Er is dan ook veel hetzelfde gebleven: “Net als eerder bij de papieren versie kunnen cliënten nog steeds met de medewerker meekijken als er wordt afgetekend. Na de eerste week heb ik er geen cliënt meer over gehoord!”

Meer weten?