IJsselland Ziekenhuis maakt een spoedaanvraag voor bloedafname weer écht spoed
Alle werkzaamheden laten vallen. Dat doen analisten van het Algemeen Klinisch Laboratorium (AKL) van het IJsselland Ziekenhuis als er een spoedaanvraag voor een bloedafname binnenkomt. Naar verhouding vroegen medewerkers veel van zulke ‘cito’s’ aan. In de praktijk bleken die aanvragen niet altijd zo dringend. Bovendien ging het ten koste van andere werkzaamheden. Reden genoeg om met een subsidie van [Ont]Regel de Zorg dit proces te ontregelen. Hoe? Dat vragen we aan strategisch projectleider Jolanda Egberink, klinisch chemicus Irma Kuipers en kwaliteitsfunctionaris Jord van Duijl.
Waarom wilden jullie met dit project aan de slag?
Jolanda: ‘Daar waren verschillende redenen voor. In vergelijking met ziekenhuizen van een vergelijkbare grootte, lag het aantal cito’s bij ons 3 keer hoger. Daardoor haalden we onze doelstelling niet om 95% van die aanvragen binnen 60 minuten af te handelen. Ook andere soorten aanvragen kostten door alle onderbrekingen meer tijd.’
Jord: ‘Het werkplezier van medewerkers was een andere belangrijke reden. Analisten gaven aan dat een cito-aanvraag storend is tijdens hun werkzaamheden. Je moet alles laten vallen als zo’n aanvraag binnenkomt. In de praktijk bleek dat de urgentie van zo’n aanvraag niet altijd even hoog was. Dan kwam de analist langs om bloed af te nemen en stond de patiënt bijvoorbeeld onder de douche.’
Kunnen jullie ons meenemen in de aanpak van het project?
Jolanda: ‘Jord maakte eerst een procesplaat van hoe de situatie er op dat moment uitzag, en wat daarvan de oorzaken waren. Dat deden we door data te verzamelen en te analyseren: een nulmeting. Bij sommige afdelingen bleken er bijvoorbeeld heel veel cito’s aan gevraagd te worden.’
Irma: ‘Zo waren er bij gynaecologie veel aanvragen. Daar ging ik over in gesprek met een van de gynaecologen. Het bleek dat die aanvragen in vrijwel alle gevallen daadwerkelijk acuut waren. Toen bedachten we dat we mensen kunnen opleiden om zelf bloed af te nemen. Dus data vormden de aanleiding om oplossingen te bedenken.’
Jord: ‘Het meten en analyseren van de data maakte ook duidelijk hoelang een analist bezig is met zo’n bloedafname. Daarmee kun je de impact laten zien aan artsen. Zij waren onder de indruk van het aantal fte dat het kost.’
Irma: ‘Het gaf specialisten bovendien het inzicht dat als we dit aanpakken, zij er ook wat van gaan merken. Want de cito’s zorgden ervoor dat andere werkprocessen een langere doorlooptijd hadden.’
Hoe gingen jullie verder toen jullie inzicht hadden in de bestaande situatie?
Jolanda: ‘We zijn gaan kijken hoe we het verbeteren konden aanpakken. Jord maakte een nieuwe procesplaat, dit keer gericht op de toekomstige situatie. In een stuurgroep legden we de mogelijke oplossingen voor aan 3 medisch specialisten. En Irma ging in gesprek met de medische staf om input en tips op te halen.’
Jord: ‘Door in te zoomen op de oorzaken, konden we ons daarna focussen op mogelijke oplossingen. We hebben bijvoorbeeld het proces voor het aanvragen van nabepalingen vereenvoudigd. Bij een nabepaling gebruiken we bloed van een eerdere afname voor de aangevraagde analyse. Dit scheelt tijd, administratie én een nieuwe prik bij de patiënt.’
Irma: ‘Een andere oplossing is dat we een nieuw aanvraaglabel hebben gemaakt. Het bleek dat een cito vaak werd aangevraagd vanwege logistieke redenen. Bijvoorbeeld als de patiënt met ontslag mag zodra de bloeduitslagen bekend zijn. Er is dan wel snel een afname nodig, buiten de reguliere prikronde om. Maar niet zo snel dat het een cito vereist. Door het label “bloedafname in verband met ontslag” te introduceren, zien analisten direct of er een medisch spoedgeval speelt, of dat een bloedafname nog even kan wachten. Hierdoor hebben ze meer regie op het inplannen van hun werkzaamheden. Als een analist nu een cito-aanvraag krijgt, dan weet-ie dat het écht spoed is.’
‘Door in te zoomen op de oorzaken, konden we ons daarna focussen op mogelijke oplossingen’
Welke tips hebben jullie voor organisaties die met een vergelijkbaar ontregelproject aan de slag willen?
Irma: ‘Zorg voor aanvullende persoonlijkheden in je team, voor verschillende typen mensen. Vaak bestaat de neiging om een team te vormen met mensen die op elkaar lijken. Wij vullen elkaar goed aan. Jolanda zorgde bijvoorbeeld voor een strakke planning, terwijl ik met collega’s in gesprek ging om input en suggesties op te halen. En dat is ook een tip: zoek elkaar op, en vind een gezamenlijk doel.’
Jolanda: ‘Je moet de urgentie van het project aan collega’s uit kunnen leggen. Daar hebben we veel tijd in gestoken. We konden vervolgens laten zien wat we met hun input hebben gedaan. Ook is het belangrijk om te werken met concrete data.’
Jord: ‘En om die data te vertalen voor je stakeholders. In ons geval bijvoorbeeld: met minder cito-aanvragen krijg je snellere resultaten voor andere aanvragen, en de echt acute patiënt wordt nu meteen geholpen.’
Hoe gaat het verder met jullie project?
Jord: ‘We gaan de oplossingen borgen. Want zonder borging heeft een project vandaag zin, maar is het morgen vergeten. Door te borgen kunnen we blijven bijsturen. Per maand gaan we de data bekijken, vastgelegd in 1 kwaliteitssysteem. Dan kunnen we het bijvoorbeeld snel zien als een afdeling uit de pas loopt met het aantal cito-aanvragen.’
Irma: ‘We koppelen elke maand het aantal cito’s terug aan 4 medisch specialisten, met de vraag of zij dit beeld herkennen. We hebben nu een objectieve basis om het gesprek te voeren.’
‘Zonder borging heeft een project vandaag zin, maar is het morgen vergeten’
Meer weten?
- Neem contact op met het IJsselland Ziekenhuis via Kwaliteitakl@ysl.nl.
- Het IJsselland Ziekenhuis heeft met de ORDZ-subsidie nóg een project ontregeld. Daarover binnenkort een artikel op onze site.