Fundis Zorgpension: een twee keer zo snel intakeproces

Praktijkverhalen | 17-05-2024

Het project is voor ons geslaagd als we de tijd die we kwijt zijn aan de opname van een cliënt met de helft terug kunnen brengen, zegt Nathalie de Roos. En dat we daardoor tijdens het opnamegesprek ook echt aandacht kunnen hebben voor de persoon zelf in plaats van bezig moeten zijn met administratie. Zoals het printen van formulieren, deze laten ondertekenen, inscannen en vervolgens op de juiste plek in het systeem hangen. Of het aanmaken van taken voor collega’s en aan het ziekenhuis doorgeven dat de cliënt medicatie en extra kleding mee moet nemen.

Een onderdeel van de cliëntreis

Als dat efficiënter kan, scheelt dat de verzorgden een hoop werk. Maar het is volgens Dianne en Nathalie ook voor de cliënt fijner. Want die heeft vaak al een hele reis afgelegd, legt Dianne uit. Die is misschien al bij de huisarts geweest, vervolgens doorverwezen naar het ziekenhuis waar ‘ie een tijd moest wachten en komt dan bij ons. En krijgt ook hier weer een hele hoop informatie. Dat is heel vermoeiend. Tijdens de eerste bijeenkomst van onze projectgroep hebben we samen de reis die de cliënt maakt doorgenomen. Dat was heel nuttig. We zorgen ervoor dat we hun perspectief niet uit het oog verliezen bij ons project.

Projectgroepen voor processen, digitalisering en kwaliteitsbewaking

Het zorgpension onderzoekt nu in verschillende projectgroepen waar het winst kan behalen in het opnameproces. Dianne en ik zitten in de projectgroep processen, vertelt Nathalie. Daarnaast is er nog een groep voor digitalisering. Die kijkt wat we kunnen digitaliseren en met welk platform we kunnen werken. Dianne: En een groep die via enquêtes onderzoekt wat voor invloed het intakeproces heeft op de tevredenheid van cliënten en medewerkers. In iedere groep zitten collega’s met verschillende functies, dus naast verzorgenden ook beleidsmedewerkers en innovatiemanagers. Onze projectgroep komt iedere twee weken samen.

Zo veel mogelijk digitaal

Vanuit de praktijk brengen wij als verzorgenden in wat er volgens ons geschrapt kan worden of efficiënter kan, zegt Nathalie. De beleidsmedewerker heeft zicht op of dat ook echt mogelijk is vanuit wetgeving bijvoorbeeld. We hebben veel ideeën. We willen het intakeproces in ieder geval zo veel mogelijk digitaliseren en alle onnodige of dubbele handelingen schrappen. Ook willen we het mogelijk maken dat cliënten thuis al rustig dingen in kunnen vullen en informatie door kunnen nemen. Bijvoorbeeld in een app. En we willen per locatie een video maken, waarin we een rondleiding geven en alle belangrijke informatie opsommen. Deze informatie zetten we ook in slides die cliënten op de beeldschermen in hun kamer terug kunnen kijken. Dat is voor hen fijn, en het scheelt ons vragen over wat de bezoektijden ook alweer waren, of waar de eetzaal is.

De eerste stappen zijn inmiddels gezet. We hebben de Wifi-code nu bijvoorbeeld op de medicatiekastjes geplakt. Eerder gaven we die op een los formulier aan de cliënten, zegt Dianne. Het is iets kleins, maar het maakt toch verschil. Als we straks ook zo veel mogelijk gedigitaliseerd hebben, verwacht ik dat we ons doel van 50% minder tijd voor de opname wel gaan halen. En dat we de medewerkerstevredenheid daarmee ook een stuk verhogen. Dat is misschien nog wel belangrijker.

Meer weten?

• We blijven dit ontregelproject volgen, dus hou ordz.nl in de gaten voor updates. Nu al meer weten? Neem dan contact op met secretariaat@zorgpension.org.
• Wil je zelf ook aan de slag met het verminderen van de administratieve last? Wellicht is de kosteloze e-learning en/of training dan interessant voor je.