Meer werkplezier, minder administratieve last bij Connect Logopedie

Praktijkverhalen | 25-08-2023

Tot begin dit jaar waren de logopedisten van Connect Logopedie de helft van hun werktijd kwijt aan administratie. Dat is niet overdreven, zegt directeur Gerard Elshof. En dat doet wat met je werkgeluk. Reden voor deze logopediepraktijk, actief in Oost-Nederland, om aan de slag te gaan met het verminderen van de administratieve last. Lees in dit artikel hoe, en wat het nu al heeft opgeleverd.

Visie vanaf de start!

Naast Elshof spreken we ook met Esther van der Veen, manager Zorg, en Aleid Roebertsen, manager Bedrijfsvoering. Met zijn drieën vormen ze het MT van Connect. De visie vanaf de start, inmiddels bijna 15 jaar geleden: breng de zorg naar het kind, in plaats van andersom. Dus: naar scholen en kinderopvangcentra toe. Ze hebben inmiddels zo’n 70 tot 80 volledig ingerichte dependances. En hoewel de zorg voor kinderen tussen 4 en 12 jaar zo’n 80 procent van het werk vormt, kunnen volwassenen eveneens bij Connect terecht: op de Zwolse hoofdlocatie, die ook als ontmoetingsplek voor de 52 collega’s wordt gebruikt.

Druk en stress door administratie

Betrokken, welwillend en enthousiast: zo omschrijft manager Van der Veen haar collega’s. Toch ziet ze dat het op sommige vlakken beter kan. Logopedisten zijn opgeleid om mensen te helpen, niet om uitgebreid de administratie te doen, vertelt ze. En zij kan het weten, want ze is zelf ook logopedist. Veel administratie geeft druk en stress, en je hebt minder ruimte in je hoofd om goede zorg te leveren. Er zijn de afgelopen 10 jaar allerlei nieuwe wetten en handreikingen bijgekomen waar je als organisatie aan moet voldoen, signaleert directeur Elshof. Er valt veel te ontregelen, dat krijg je niet meteen opgelost. We hadden wel 20 projecten op onze lijst staan waarmee we aan de slag wilden, maar hoe krijg je dat betaald? Toen kwam ik de subsidie van [Ont]Regel de Zorg tegen. Die bood ons de kans om aan de slag te gaan met ontregelen. We hebben een paar projecten uitgekozen waarmee we nu de meeste winst kunnen behalen.

Pragmatisch en simpel, zo noemt Elshof de aanvraagprocedure voor de subsidieregeling van [Ont]Regel de Zorg. We hoefden bij wijze van spreken geen wetenschappelijke rapporten aan te leveren of te voldoen aan allerlei kaders. De aanvraagprocedure gaf ruimte voor eigen invulling. Daar moet ik echt een compliment voor geven.

Verbetering van het EPD

Na het toekennen van de ORDZ-subsidie ging Connect voortvarend van start en inmiddels zijn de eerste projecten al afgerond. Zo is het aanmeldformulier voor nieuwe cliënten geautomatiseerd en wordt het formulier intern automatisch verwerkt. Een ander automatiseringsproject is ook al in een vergevorderd stadium. Voorafgaand aan een behandeltraject verzamelen logopedisten tijdens de anamnese informatie over de nieuwe cliënt. Dat is een proces dat veel administratieve tijd kostte. Dankzij de subsidie kon Connect aan de slag om dit proces meer te automatiseren, waardoor medewerkers straks veel minder tijd kwijt zijn.

Manager Zorg Van der Veen vertelt: We hebben per stoornisgebied standaardvragen gemaakt. Dat is een handig controlemiddel of je alle relevante vragen hebt gesteld voor een bepaalde stoornis. Die vragen hebben we gekoppeld aan het elektronisch patiëntendossier (EPD). Waar deze vragen tot nu toe in een gesprek werden gesteld, kan deze vragenlijst straks van tevoren al worden gemaild naar een cliënt of naar diens ouders. Daar zijn we nu mee bezig, aldus Van der Veen. De vragenlijsten zijn er; nu pakken we met ICT op dat alle informatie op de juiste plek terechtkomt in het EPD.

Connect voerde in de afgelopen periode nog meer verbeteringen door aan het EPD. De vakgroep Kwaliteit standaardiseerde de invulvelden, zodat er standaardformuleringen gebruikt kunnen worden. Ook zijn de formats voor verslagen verbeterd. Een verslag maken kost een logopedist daardoor veel minder tijd. Over een tijdje gaan we evalueren met collega’s om te kijken hoe het gaat, blikt Van der Veen vooruit. Wat kan er nog beter? Mist er niets belangrijks? Want we willen natuurlijk geen dingen weglaten die wél zinvol zijn.

Nog koffie?

Bij de ontregelprojecten van Connect is het automatiseren van verschillende onderzoeken en processen een van de pijlers. Hiermee kan de organisatie de administratieve druk sterk verminderen. Bijvoorbeeld door het automatiseren van het onderzoek naar de mening van de stakeholders. We werken met allerlei verschillende partijen samen, alleen al met zo’n 70 scholen, vertelt Elshof. Daar ging ik elk jaar bij langs, om te informeren hoe de samenwerking ervoor stond. Vaak hoorde ik: ‘Alles gaat prima, wil je nog koffie?’ Zo’n bezoekje was dus niet het juiste middel. Het was tijdsintensief maar gaf ons weinig inzicht, en het ministerie bijvoorbeeld ook niet. Daarom ontwikkelde Connect een dataset met vragen. Die krijgen stakeholders toegestuurd en hierop kan Connect een benchmark uitvoeren. Eigenlijk is het een lastenverzwaring, geeft Elshof aan. Dit is niet verplicht om te doen. Maar we vinden het belangrijk om inzicht te hebben in de mening van onze stakeholders. En op deze manier krijgen ze tijd om daar over na te denken.

Goed op weg

Terug naar het doel van Connect dat ze met de ORDZ-subsidie wilden behalen: meer werkplezier, minder administratie. Bij de start van onze ontregelprojecten wilden we de indirecte tijd met 25 procent terugdringen, vertelt Elshof. Dat was met een grote slag om de arm, want aan het begin weet je niet precies wat mogelijk is. Connect is goed op weg: in de zomer van 2023 had de logopediepraktijk de indirecte tijd al met ongeveer 10 procent verminderd. En ze gaan dóór. We betrekken iedereen erbij, benadrukt Roebertsen. Van der Veen besluit: We blijven samen stappen zetten. En daar zijn de drie MT-leden maar wat trots op.

Meer weten?

Heb je een vraag aan Connect? Mail dan naar manager Bedrijfsvoering Aleid Roebertsen via het e-mailadres info@connectlogopedie.nl.
Meer weten over ORDZ? Houd de website van [Ont]Regel de Zorg in de gaten.