Ga direct naar inhoud

Logopediepraktijk de Taalreis: meer tijd voor het vak door alles-in-één cliëntportaal

Praktijkverhalen | 06-02-2024

Bij logopediepraktijk de Taalreis kunnen ze niet wachten op een systeem dat de administratieve rompslomp minimaliseert. Met de ORDZ-subsidie ontwikkelen ze daarom – samen met overkoepelende organisatie Educto – een cliëntportaal dat moet zorgen voor een efficiënter aanmeldingsproces, digitalisering van dossiers en beter wachtlijstbeheer. Logopedisten Nienke Kerstens en Merel van Geel van de Taalreis maakten een plan met Laura den Boer van Educto. 

“We hopen dat het allereerst meer werkplezier voor medewerkers oplevert”, vertelt Nienke Kerstens.

Het cliëntportaal dat ze ontwikkelen, gaat volgens Van Geel veel opleveren. Allereerst meer werkplezier voor ons en onze collega’s, omdat we meer tijd en aandacht kunnen besteden aan onze cliënten. Maar ook meer uniformiteit in de manier van werken, een stukje professionaliteit naar de ouders door het digitaliseren van documenten en snellere doorlooptijden. Zeker met de wachtlijsten die er nu zijn voor alle kinderen die logopedie nodig hebben, is dat laatste heel belangrijk.

Van papierwerk naar digitale dossiers

Voordat de logopedisten van de Taalreis een kind kunnen ‘opstarten’, hebben ze op dit moment te maken met een hoop papierwerk. Het invullen, inscannen, tekenen en doorverwijzen van gegevens kan volgens Nienke en Merel dan ook een stuk efficiënter en sneller. Wat we graag zouden zien is dat ouders het meeste al digitaal kunnen invullen en dat de verwijzingen ook digitaal bij ons binnenkomen. Dan staan gegevens al direct bij ons in het systeem en zijn er geen extra handelingen nodig. Dit zorgt weer voor een snellere doorstroom. Als je bijna een traject hebt afgerond met een kind, kun je achter de schermen alweer het volgende opstarten.

Het opvangen van knelpunten door digitalisering

Laura den Boer (product owner bij Educto) en Joran van Leest (technisch directeur van Educto) maakten op basis van de behoeften en wensen van Nienke en Merel een projectplan. Hiervoor haalde het team onder andere input uit de tevredenheidsonderzoeken onder medewerkers en cliënten van de Taalreis. Van Geel: Daar komen steeds bepaalde knelpunten in terug, waar we dus veel winst kunnen behalen. Den Boer voegt toe: In ons plan is nagedacht over de manier waarop digitalisering deze knelpunten kan opvangen. Na vele gesprekken maakten we een eerste ‘schets’ van het cliëntportaal. Een ontwikkelaar werkt de komende maanden hard aan de technische achterkant ervan.

Draagvlak creëren in de organisatie

De implementatie van zo’n systeem is volgens Den Boer altijd een proces van de lange adem. Om te zorgen dat het nieuwe systeem echt wordt gebruikt, is draagvlak essentieel. Om hiervoor te zorgen, moet je echt bij de bron, dus bij de zorgorganisatie, kijken tegen welke problemen medewerkers aanlopen. Echt goed luisteren naar waar de problemen liggen en hierin geen aannames doen. Waar ligt daadwerkelijk de toegevoegde waarde? Als je dit niet doet lever je misschien een product op waar mensen niet op zitten te wachten. En dat is zonde van iedereens tijd, moeite en geld.

Van Geel: Belangrijk bij de implementatie is ook dat je inzichtelijk maakt voor de medewerkers wat het ze oplevert. Het is natuurlijk heel makkelijk om in oude gewoontes te blijven hangen, maar als je écht laat zien hoeveel efficiënter en eenvoudiger het werk gaat worden, dan krijg je ze denk ik vrij snel mee. Den Boer vult aan: En dan zeggen de meesten uiteindelijk ook nog: dit is eigenlijk heel handig.

Meer weten?