Cure+ legt administratieve last buiten de behandelkamer met nieuw EPD
Minder administratieve last voor de fysio-, bewegings-, oefen- en ergotherapeuten. Meer regie voor de patiënt. Met die doelen maakte Cure+, actief in de regio Rijnmond, met een subsidie van [Ont]Regel de Zorg de overstap naar een nieuwe ICT-omgeving en een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD). Kwaliteitsmanager en projectleider Monika van der Vlugt, fysiotherapeut en manueel therapeut in opleiding Michel van Ruijven, en operationeel directeur Sanne Bruggeman blikken terug: wat ging goed, en wat hadden ze graag anders gezien?
Frustratie weghalen
‘Zorgverleners kiezen niet voor hun vak uit passie om administratie te doen. Zij willen werken met hun patiënten. Maar we moeten de geleverde zorg wel goed kunnen verantwoorden’, vertelt Sanne. Het vergemakkelijken van de administratie was een belangrijke reden om voor een nieuw EPD te kiezen. ‘Ook wilden we de administratieve last meer buiten de behandelkamer leggen. Dus bij de patiënt, bijvoorbeeld door een vragenlijst alvast thuis in te vullen. Dat kon niet in ons oude systeem’, zegt Monika. Sanne vult aan: ‘Behandelaars vulden zulke vragenlijsten tijdens een afspraak samen met de patiënt in. Dat ging van de behandeltijd af, en bovendien liep het systeem regelmatig vast. Die frustratie van behandelaars wilden we weghalen.’
Met het oude EPD en de oude ICT-omgeving was videobellen niet mogelijk, maar sinds de coronacrisis is de wens daarvoor sterk toegenomen. ‘Bij het oude systeem werkten we met een soort extern bureaublad. Dat was AVG-technisch heel goed, maar zo’n “dubbele schil” werkt niet om te videobellen of andere vormen van blended care aan te bieden’, vertelt Sanne. In het nieuwe systeem kan dat wel, terwijl tegelijk nog steeds aan de privacyregels wordt voldaan. Bovendien zou het nieuwe systeem zorgen voor meer regie bij de patiënt: die kan zelf afspraken maken of verzetten, en met oefeningen thuis aan het herstel werken.
Chaotisch, maar leuk
In de voorbereiding op het nieuwe EPD haakte Cure+ steeds andere collega’s aan om vanuit hun expertise mee te denken. ‘Dat was geen top-down proces, maar echt interactie’, zegt Michel. ‘De wens voor een nieuw systeem kwam vanuit beleid, maar de invulling lag voor een groot deel bij de therapeuten’, vertelt Monika. Ook kreeg iedereen scholing. En er waren superusers aangewezen, waarvan Michel er ook 1 was: op elke vestiging was er in elk geval 1 collega die het systeem al kende. Daar konden medewerkers terecht met vragen.
In juni vorig jaar was het dan zover en maakte Cure+ de overstap. ‘Chaotisch, maar ook leuk’: zo omschrijft Sanne die dag. Het nieuwe EPD was wennen voor de medewerkers. ‘Ze waren geneigd om het oude te willen doen in het nieuwe systeem’, zegt Michel. ‘Maar dat hoeft niet meer.’ ‘Het is bijvoorbeeld niet meer nodig om gegevens 3 keer te controleren, zoals eerder’, geeft Sanne als voorbeeld.
‘De wens voor een nieuw systeem kwam vanuit beleid, maar de invulling lag voor een groot deel bij de therapeuten’
Fouten in de data
‘Op het moment van de overgang konden we zien wat al goed ging, en wat nog niet’, zegt Michel. Niet alles bleek naar wens te lopen. ‘We hadden niet verwacht dat er, ondanks alle migratievoorbereidingen, veel fouten in de data zaten. “Dat gaat goed”, was ons verteld. Maar dat was niet zo’, zegt Monika. Zo waren de huisartsen van patiënten niet overgenomen in het nieuwe systeem. Ook veranderde elke ‘ë’ in een vraagteken. Sanne: ‘Dat had grote gevolgen. We konden patiënten daardoor niet vinden in het systeem, en ook declareren was niet mogelijk. Dat moesten we handmatig oplossen. En dat was veel werk, omdat we duizenden patiënten behandelen en we vanwege de bewaarplicht ook gegevens van voormalige patiënten opslaan.’
Door dit herstelwerk liep de verbetering van het nieuwe systeem vertraging op. ‘We wilden graag aan de slag om de therapeuten te helpen om prettiger te werken met het nieuwe systeem’, blikt Monika terug. ‘Maar bedrijfsmatig moeten de financiën werken. Dat is een voorwaarde om andere zaken verder te kunnen verbeteren. Vanaf september hadden we het idee dat de basis stond. Daarna was er ruimte om andere zaken op te pakken, zoals het inrichten van nieuwe processen.’
‘Medewerkers waren geneigd om het oude te willen doen in het nieuwe EPD. Maar dat hoeft niet meer’
Altijd kunnen bellen
Het verbeteren van het nieuwe EPD is bij Cure+ nog steeds in volle gang. ‘We zijn alle benodigde stappen aan het zetten, maar het echte resultaat komt pas later’, zegt Monika. ‘We zien nu bijvoorbeeld nog niet veel verandering in de medewerkerstevredenheid. Die is ongeveer hetzelfde als voorafgaand aan de overstap naar het nieuwe systeem. Maar dat vind ik in dit stadium al heel wat. We zitten namelijk nog volop in het proces om de inrichting verder te verbeteren.’ Sanne vertelt dat ze tijdens functioneringsgesprekken collega’s heeft gevraagd wat ze vonden van hoe het proces tot nu toe is verlopen. ‘Die reacties waren positief. Mensen voelden zich gehoord. Ze gaven aan dat ze altijd konden bellen als er een probleem was. Dat vind ik belangrijk: dat, ondanks de praktische problemen die er waren door de overstap, de medewerkers blij zijn.’
‘We zitten nog volop in het proces om de inrichting van het systeem te verbeteren’
Meer weten
- We blijven dit project volgen op onze site, dus hou ordz.nl in de gaten voor updates.
- Neem voor meer informatie over dit project contact op met Sanne Bruggeman via s.bruggeman@cureplus.nl.