Blog 4 – Implementeren met beren en flamingo’s op de weg

Het verminderen van regeldruk vraagt om een veranderaanpak in een aantal fasen. Eerder zijn we verliefd geworden op ons probleem, hebben we met een andere bril naar bestaande problemen gekeken en hebben we oplossingen bedacht. Maar hoe zorgt u ervoor dat die oplossingen ook daadwerkelijk geïmplementeerd worden en duurzaam de regeldruk verminderen? U leest erover in deze blog.

Boukje Keijzer & Bart van Mierlo.

Beren op de weg

Tijdens de Ontregel-labs hebben we gebruik gemaakt van het ‘Beren op de weg’-model. Dit model is ontwikkeld door Boukje Keijzer, directeur van 7Zebra’s en betrokken bij de [Ont]Regelbus. De beren staan symbool voor de obstakels die u tegen kunt komen als u gaat ontregelen. Want het implementeren van ontregeloplossingen gaat meestal niet vanzelf. We gaan in deze blog op berenjacht: van inzicht, via overzicht naar uitzicht. We sluiten af met een positieve noot.

Ontleed de beer (inzicht)

Tijdens het implementeren kunt u allerlei soorten beren op de weg tegenkomen. Het is belangrijk om inzicht te krijgen in de beren waaru mee te maken heeft, omdat elk soort obstakel om een andere verjaagstrategie vraagt. Is het vooral een individueel probleem, omdat zorgprofessionals bijvoorbeeld niet weten waar ze moeten beginnen, of niet durven? Dan is empoweren of trainen wellicht een goede manier om de beer te verjagen. Is het vooral een organisatieprobleem? Dan is het zaak om dingen anders te regelen of werkprocessen anders in te richten. Sturingsberen, die gaan over wat de organisatie belangrijk vindt en vragen vooral om een goed gesprek op managementniveau. Net zoals relatieberen om goede afstemming met samenwerkingspartners vragen.

Een visuele weergave van de beren op de weg uit het berenoverzicht van de Ontregel-labs.

Een obstakel dat meer dan eens naar voren kwam in het Ontregel-lab, is dat een nieuwe oplossing een investering vergt in tijd en geld voordat deze rendabel is. Denk bijvoorbeeld aan aanpassingen in het ECD. Hierdoor zijn zorgprofessionals niet altijd gemotiveerd (individuele beer) en is draagvlak (sturingsbeer) of geld (organisatiebeer) een issue.

Hoe gevaarlijk is de beer?

Als u weet met wat voor beer u te maken heeft, is het verstandig na te gaan hoe gevaarlijk deze beer is. Hoe groot is de kans dat u een bepaald obstakel tegenkomt? En hoe erg is dat? Zo werd in de Ontregel-labs duidelijk dat men de kans dat de directie tegen de oplossing zou zijn klein achtte, maar dat zou wel meteen een groot effect hebben. Een grizzlybeer dus. De kans dat sommige collega’s zouden denken ‘ik mag/kan/durf dit niet’ werd groot geacht, maar dat hoeft geen ramp te zijn (een wasbeer). Zolang er maar genoeg collega’s zijn die zien hoeveel voordelen het oplevert. U moet zich vooral focussen op de bruine beren. Probeer de kans op die obstakels te verkleinen of het effect ervan minder groot te maken.

Een visuele weergave van de vier soorten beren op de weg: de grizzlybeer, de bruine beer, de knuffelbeer en de wasbeer — In het diagram van soorten beren op de weg staan zijn de assen gebaseerd op twee maten: mate van effect van mate van kans. In het diagram staan vier beren op de weg: de grizzlybeer (kleine kans, rampzalig effect), de bruine beer (grote kans, rampzalig effect), de knuffelbeer (kleine kans, onbeduidend effect)en de wasbeer (grote kans, onbeduidend effect)

Beren in beeld (overzicht)

U kunt niet alle beren tegelijk aanpakken en dat is ook niet altijd uw taak. Weet daarom waar de beren zich bevinden. Drie vuistregels om in acht te houden:

Maak zichtbaar op wiens pad de beer staat (en wie er dus aan zet is om de beer te verjagen).
Geef aan in welke volgorde u de beren tegenkomt en aanpakt. First things first.
Neem mensen mee in uw afwegingen en verjaagstrategie. Transparantie maakt de beren minder eng. En samen komt men een stuk verder.

In een van de Ontregel-labs koos een zorgaanbieder ervoor om als eerste de grizzlybeer ‘draagvlak’ te tackelen. Om snel duidelijkheid te scheppen of er steun is voor de beoogde oplossingen.

Verjaagstrategie (uitzicht)

Zodra u de beren in beeld hebt, is het tijd ze te verjagen. In deze fase stemt u uw strategie af op het type beer. Dat vraagt om maatwerk. Een concreet plan van aanpak is dan erg helpend. Schrijf daarin op wat u nodig hebt aan mensen, middelen en materialen. Bedenk wie de strategie het beste kan uitvoeren, wie sturing geeft en wie voor rugdekking zorgt.

Flamingo’s

Obstakels overwinnen bij het implementeren is erg belangrijk. Maar vergeet niet waarvoor u het allemaal doet! Zoals een bekende Loesje poster zegt: “Als er beren op de weg zijn, zijn er vast ook flamingo’s”. Door de regeldruk aan te pakken is er straks meer tijd om écht aan de zorg te besteden en daar wordt het werk een stuk leuker van. Vergeet ook vooral niet om stil te staan bij successen die u boekt en mijlpalen die je behaalt. Veel plezier met (ont)regelen!

Wat nu?

Dit was de vierde en laatste blog over ontregelen. We hopen dat u er wat aan gehad hebt. Uiteraard gaan we vanuit Vilans verder met het (ont)regelen van de zorg. We zijn momenteel druk bezig met het analyseren van alle bevindingen van de Ontregel-labs. We zullen de ontwikkelde oplossingen en oplossingsrichtingen publiceren en vertalen de veranderaanpak (van verliefd worden op uw probleem tot implementatie) naar bruikbare producten en diensten.

Wilt u zelf aan de slag met Ontregelen? Dan zijn de lerende praktijken misschien wel wat voor u! Voor vragen, opmerkingen en ideeën kunt u ook altijd een bericht sturen naar B.vanMierlo@vilans.nl.