De ontregelaanpak van het Jeroen Bosch Ziekenhuis

Praktijkverhalen | 18-01-2021

Bij welke organisatie werkt u en wat is uw functie?

Stefanie van Dinther en Miriam Moviat werken in het Jeroen Bosch Ziekenhuis (JBZ) in Den Bosch.
Miriam Moviat heeft als intensivist dagelijks de zorg over intensive care-patiënten en is sinds 2018 vanuit haar rol in het bestuur betrokken bij het speerpunt Ontregel de Zorg.
Stefanie ondersteunt haar zorgcollega’s in haar rol als Projectleider Strategie, met Ontregel de Zorg als een van de strategische thema’s in haar portefeuille.

Kunt u iets vertellen over uzelf en over hoe een doorsnee werkdag er voor u uitziet?

Miriam: Mijn werk als intensivist is heel afwisselend en dynamisch en heeft sinds maart 2020 door corona meer bekendheid gekregen. In ons ziekenhuis zijn twee Covid-units waar patiënten aan de beademing liggen. Dat betekent een extra belasting voor onze IC-werkzaamheden.
Een werkdag begint normaliter met een ronde langs alle IC-patiënten. Omdat het Jeroen Bosch Ziekenhuis ook een opleidingsziekenhuis is, loopt er een arts-assistent mee, waarmee we de patiënten doorspreken en op basis waarvan we beleid maken. Door de dag heen worden we gebeld als een van onze patiënten acute zorg nodig heeft.
Ondanks dat ik in mijn functie minder administratieve lasten ervaar dan collega’s, is bijvoorbeeld de vaak dubbele registratie van gegevens in het EPD iets waar we dagelijks tegenaan lopen. Vanuit mijn ietwat ongeduldige en kritische aard streef ik er altijd naar om alles zo efficiënt mogelijk in te richten. Vandaar ook mijn betrokkenheid bij het ontregelen van de zorg binnen het Jeroen Bosch Ziekenhuis.

Stefanie: Als adviseur en projectleider Strategie zorg ik ervoor dat zorgprofessionals op de juiste manier ondersteund worden, zodat zij hun zorgtaak goed kunnen uitvoeren.
In het kader van Ontregel de Zorg begeleid ik teams en individuele zorgprofessionals rondom ontregelvraagstukken en bied scholingstrajecten aan. Verder volg ik de landelijke ontregelagenda en zoek ik verbinding met landelijke initiatieven en maak de interne doorvertaling daarvan. Ten slotte ben ik betrokken bij projectgroep (Ont)Regel de zorg van MProve, een samenwerkingsverband van zes ziekenhuizen waar we ontregelkennis en ontregellessen met elkaar delen.

Wat is het belang van regeldruk verminderen voor u?

Het belang is dat wij dingen doen die bijdragen aan het gezondheidswelzijn van onze patiënten. Dat is niet voor niets waar wij binnen onze strategische route naar op weg zijn. Ik denk dat geen enkele zorgprofessional een hekel heeft aan regels wanneer die bijdragen aan de kwaliteit van zorg, een goede overdracht of continuïteit van zorg. We zijn er daarom op uit om dingen die daar niet aan bijdragen, eruit te halen.

Op de werkvloer wordt het feit dat mensen hun werk niet meer leuk vinden, bijna altijd veroorzaakt door de overmaat aan regels en minder patiëntcontact. Juist die regels en de administratielast in bijvoorbeeld de EPD’s maken dat er zo weinig tijd is voor waar het de meeste dokters en verpleegkundigen echt om gaat: contact met de patiënt. Dit is een bepalende factor voor het werkplezier van onze zorgprofessionals.

Wat merkt u van de inspanningen in het kader van het ontregelen van de zorg?

De afgelopen maanden zijn we wat minder snel gegaan met onze Ontregel de Zorg-projecten, omdat vanzelfsprekend Covid alle aandacht van onze zorgprofessionals vraagt. Terwijl er juist in deze tijd ook veel ontregelkansen waar te nemen zijn.
In 2018 zijn we binnen ons ziekenhuis begonnen met het ophalen van ideeën over Ontregel de Zorg. Wij hebben geen gebruik gemaakt van het landelijke initiatief Ontregelbus, maar de aanpak komt overeen met die van onze eigen interne ontregelbeweging. Dit onderwerp staat hoog bij ons op de agenda, omdat wij merken dat het verminderen hiervan van belang is voor het werkplezier van onze zorgprofessionals.

Ook zie je dat waar wij regels proberen aan te pakken er aan de andere kant soms weer regels bij komen. Het is belangrijk om hierin een betere balans te vinden met elkaar, waardoor de aanwas van nieuwe regels zowel op landelijk niveau als binnen onze eigen organisatie vermindert.

Heeft uzelf of uw organisatie iets gedaan om onnodige regels te schrappen of heeft u deelgenomen aan een schrapsessie? Wat zou u(w) organisatie mogelijk kunnen doen hieraan?

In 2018 zijn wij binnen ons ziekenhuis begonnen met onze eigen interne ontregelbeweging. Miriam heeft bovendien scholing en onderwijs gegeven aan zorgprofessionals binnen het Jeroen Bosch Ziekenhuis over regelreflexen en het ontstaan ervan. Een regelreflex gaat bijvoorbeeld over het bedenken van een nieuwe regel met bijvoorbeeld als doel een incident dat zich heeft voorgedaan in de toekomst te voorkomen, een reflex die wij allemaal hebben. Maar vaak ligt het ontstaan van zo’n incident genuanceerder, is er veelal sprake van een samenloop van verschillende kleine dingen die mislopen en is een nieuwe regel, procedure of registratie niet altijd het juiste antwoord hierop.

In dit kader begeleiden we ook veel kleine projecten op afdelings- en vakgroepniveau waar een ontregelvraagstuk zich voordoet. We kijken waar die regels vandaan komen, wat we daar zelf in kunnen doen als zorgprofesional en hoe we daar ook weer uit kunnen stappen. Aan de hand van de Exnovatiegids helpen we hen alle ontregelstappen te doorlopen, hetgeen met name bij de wat grotere onderwerpen een complex vraagstuk kan zijn.  

Heeft u een inspirerend ontregelvoorbeeld?

Wij hebben meerdere ontregelvoorbeelden die gaan over indicatoren dichtbij ons primaire proces, bijvoorbeeld het stoppen met registratie van de infuusnaalden op de dagverpleging en de afschaffing van de modified Ranking Scale (mRS) voor CVA-patiënten. Ook hebben we kritisch gekeken of vrijwillige indicatoren daadwerkelijk iets toevoegen. Bovendien hebben we op afdelingsniveau gekeken naar pijnregistratie en herscreening op ondervoeding. Wat betreft ziekenhuisbrede indicatoren hebben we er in enkele gevallen voor gekozen om het anders of niet aan te leveren met een goede onderbouwing hiervoor.

Een sprekend voorbeeld is dat waar eerst dagpatiënten van de dagverpleging naar de OK werden begeleid door twee verpleegkundigen, er nu één verpleegkundige meeloopt. Dit werd door de verpleegkundigen zelf aangedragen die zich afvroegen wat het nut daarvan was. Dit voor elkaar krijgen heeft veel doorzettingsvermogen vereist van de betrokken verpleegkundigen, maar met een lange adem is dit uiteindelijk wel gelukt! Als een ontregelidee langs vele commissies en afdelingen moet, dreigen soms mooie initiatieven het van de intensieve overlegcultuur te verliezen.

Om onze lokale ontregelbeweging kracht bij te zetten hebben we een vrij nieuw initiatief voor 2021 op de planning staan. Dat initiatief gaat over een ontregelgids die zorgprofessionals moet gaan begeleiden die zich afvragen of een regel afgeschaft kan worden. Komen zij daar zelf niet uit met de Exnovatiegids, dan krijgen zij een gids toegewezen die hen door de te nemen stappen heen loodst om succesvol te ontregelen. Waarbij de uitkomst ook kan zijn dat na een verdere verkenning het toch zinvol is om de betreffende regel of registratie in stand te houden.

Heeft u nog een praktische tip uit uw dagelijkse praktijk waar andere zorgverleners baat bij kunnen hebben?

Begin bij de zorgprofessional zelf. Geef hen de leiding in een ontregelproces. Vervolgens helpt de Exnovatiegids als praktische ontregelhandleiding hen verder op weg. Een mooi voorbeeld hiervan: bij de start van het EPD zijn verpleegkundigen destijds naast dagverslagen ook een weeksamenvatting toe gaan voegen aan het patiëntendossier. Totdat iemand zich na anderhalf jaar afvroeg wat het nut hiervan was. Het antwoord op de vraag die hierover wordt gesteld vanuit de Exnovatiegids ‘Wat gebeurt er als we dit niet meer doen?’ heeft duidelijk gemaakt dat de weeksamenvatting overbodig is verklaard binnen ons ziekenhuis.  

Durf ook te vertrouwen op jezelf en stap met een ontregelidee naar je collega’s en leidinggevende. Het risico bestaat dat een leidinggevende je kan doorverwijzen naar weer een commissie of andere partij, waardoor mooie ontregelinitiatieven snel dreigen te verzanden. Dat maakt ontregelen soms taai, maar de motivatie van een zorgprofessional die wil ontregelen is om het beter te maken voor de patiënt.

Wat is het grootste knelpunt dat u ervaart en waarom is dat zo lastig op te lossen?

Wij zijn op kleine schaal zaken aan het aanpakken en beïnvloeden, maar op grotere schaal bedenken we zowel landelijk als binnen onze organisatie nog steeds nieuwe indicatoren, nieuwe regels en nieuwe systemen met elkaar. Vanuit het veiligheidsdenken worden we toch nog vaak gevraagd om ons te verantwoorden op de ‘oude’ manier. Het moet daarom weer terug naar echt vertrouwen naar de zorgprofessional. Er is al wel merkbaar wat beweging hierin om meer richting dat vertrouwen te gaan. Maar tegelijkertijd is het lastige dat er nieuwe administratielast bijkomt. Het is een belangrijke taak voor zorgprofessionals om hier tegen op te staan, om samen verandering te bereiken.