Ga direct naar inhoud

IJsselland Ziekenhuis blijft verbetergrens verleggen met digitale intake voor patiënten

Praktijkverhalen | 28-02-2025

Wat als patiënten voorafgaand aan hun geplande opname al thuis een vragenlijst invullen over hun gezondheid en ziektegeschiedenis? Het zou verpleegkundigen administratie besparen. Zij vulden deze anamnese namelijk tot nu toe samen met de patiënt in. Na een succesvolle pilot bij de maag-, darm- en leverkliniek (MDL) zorgde dit idee van 3 verpleegkundigen voor een sneeuwbaleffect binnen het IJsselland Ziekenhuis. Inmiddels vullen ook patiënten van andere afdelingen de vragenlijst al zelfstandig in. Hoe pak je zo’n project aan? 5 medewerkers delen hun ervaringen.
 

‘Een verpleegkundige en 2 kwaliteitsverpleegkundigen hadden allemaal hetzelfde idee om de intakevragenlijst al van tevoren naar patiënten te sturen. We hebben deze collega’s aan elkaar gekoppeld’, vertelt projectleider Jolanda Egberink. ‘Toen zijn we gaan rekenen. Op de opnamedag voert de verpleegkundige een welkomstgesprek met de patiënt. Als de anamnese dan al is ingevuld, scheelt dat voor de MDL-verpleegkundige ongeveer 10 uur per week aan administratieve taken. Daardoor is er meer tijd voor de patiënt.’

Vragenlijst thuis invullen

Soes van Embden haakte als applicatiebeheerder aan bij het project. ‘We keken welke mogelijkheden we hadden binnen de applicatie die we gebruiken, HiX. Het bleek mogelijk om een connectie te maken tussen het uitzetten van de vragenlijst bij een patiënt en de desbetreffende afdeling. Toen deden we een pilot bij de MDL-kliniek. Dat bleek goed te werken.’ Vervolgens gingen ook andere afdelingen met geplande zorg de vragenlijst van tevoren naar de patiënt sturen.

Het is niet altijd mogelijk dat de patiënt zelf de vragenlijst thuis al invult. ‘Bijvoorbeeld sommige oudere mensen, of mensen met een taalbarrière’, geeft verpleegkundige Jolien Opschoor als voorbeeld. ‘Dan vullen we de vragenlijst alsnog samen in.’ Soms hebben mensen de vragenlijst niet thuis ingevuld, maar hadden ze dat misschien wel gekund. ‘Daarom hebben we een ondersteuning gebouwd, zodat secretaresses kunnen zien of de vragenlijst is ingevuld’, zegt Soes. ‘Zij schatten dan bij aankomst van de patiënt op de afdeling in of diegene het wel zou kunnen. Dan geven ze een iPad aan de patiënt en vult deze voor de opname alsnog de vragenlijst zelfstandig in.’

Voordelen in het hele ziekenhuis

Ondertussen breidde het project zich verder uit over het ziekenhuis. Niet alleen voorafgaand aan een geplande opname, maar ook patiënten op de spoedeisende hulp (SEH) en bij de acute opnameafdeling (AOA) konden vanaf toen zelf de vragenlijst invullen. Zij krijgen dan op de afdeling een iPad uitgereikt. Niet iedereen zag daar direct het voordeel ervan in. ‘Mijn eerste reactie was: de intake hoort hier niet’, blikt teammanager spoedeisende hulp en gipskamer Gabrielle ’t Hart terug. ‘Dat wordt op de AOA gedaan. Zo komt er werk bij voor ons, geen voordeel. Maar als een patiënt op de SEH al een vragenlijst invult, hoeft dat dus niet meer op de AOA.’ Regieverpleegkundige Rianne Markus van de AOA vult aan: ‘Daardoor kan de volgende patiënt sneller worden opgehaald. In de tussentijd kunnen we de opname alvast voorbereiden en aan de slag met het beleid voor de patiënt. Dat zeg ik ook altijd tegen de patiënt. Het is niet zo dat we ondertussen koffie gaan drinken.’

Dat patiënten sneller doorstromen vanaf de SEH, is wél een voordeel voor Gabrielle en haar team. ‘De wachttijd van de SEH naar de volgende afdeling was 60 tot 90 minuten. Door het invullen van de vragenlijsten hebben we dat al teruggebracht naar gemiddeld 48 minuten. Ons uiteindelijke doel is 30 minuten.’ Dit is een mooi voorbeeld van het sneeuwbaleffect van het project, stelt projectleider Jolanda. ‘Het verminderen van de doorstroomtijd hadden we oorspronkelijk niet als doel, maar is er later bij gekomen. Ik vind het mooi dat dit project op 1 afdeling is begonnen nu voordelen biedt in het hele ziekenhuis.’ Ze vertelt dat ook het transferbureau verbeteringen ervaart. ‘Om de nazorg goed te kunnen regelen, is het belangrijk dat er een goed beeld is van de situatie voorafgaand aan de ziekenhuisopname. Daar helpt de informatie uit de digitale intake bij.’

‘Ik vind het mooi dat dit project op 1 afdeling is begonnen, en nu voordelen biedt in het hele ziekenhuis’

Doen, doen, doen

Een belangrijke tip voor ziekenhuizen die met een vergelijkbaar project aan de slag willen? ‘Luister naar de verpleegkundige!’, zegt Jolien. ‘Ga langs op de werkvloer, vraag waar ze tegenaan lopen.’ Rianne benadrukt dat je duidelijk moet maken wat het project oplevert voor de medewerkers. ‘Vraag bij weerstand of ze betere ideeën hebben, en doe daar dan ook wat mee. Het lijkt soms alsof er aan de handrem wordt getrokken, maar uiteindelijk zorgt dat voor snellere implementatie.’ Jolien: ‘Collega’s moeten eraan wennen. Maar als je het voordeel ervan inziet, gaat een lampje branden. Uiteindelijk is het een kwestie van doen, doen, doen.’

Ondertussen blijft het IJsselland Ziekenhuis de digitale intake verbeteren. ‘Op dit moment is 63% van alle uitgezette vragenlijsten ingevuld, geplande opnames en spoed bij elkaar’, zegt applicatiebeheerder Soes. ‘Ons doel is om naar de 80% te gaan.’ Ze heeft er alle vertrouwen in dat dit gaat lukken. ‘Collega’s van de spoedeisende hulp hebben voorgesteld dat patiënten de vragenlijst misschien al eerder kunnen invullen, dus voordat ze op de SEH komen’, vertelt Gabrielle. Haar reactie? ‘Ga het maar onderzoeken! Zo verleggen we elke keer onze verbetergrens.’

Meer weten?